På den här webbsidan har vi samlat våra svar på vanliga frågor om ramavtal som ställts till Rådgivningsenheten för offentlig upphandling (JHNY). Observera att svaren grundar sig på rådgivningsenhetens tolkningar.
Svar: I 42 § i upphandlingslagen definieras termen puitejärjestely, men termen puitesopimus finns inte i lagen. Enligt upphandlingslagen avses med ramavtal ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa priser och planerade kvantiteter för upphandlingskontrakt under en viss tidsperiod samt övriga villkor. Med termen puitesopimus avses i allmänhet ett ramavtal inom ramen för offentlig upphandling. Begreppen kan alltså anknyta till varandra, men de är nödvändigtvis inte synonymer.
Svar: I ramavtal med en enda leverantör är villkoren för upphandlingen delvis öppna (t.ex. leveranstider, kvantiteter och/eller andra detaljer och närmare villkor för en enskild upphandling). Enligt beredningen av upphandlingslagen (RP 108/2016 rd, s. 143) sker upphandling med en enda leverantör i praktiken vanligtvis genom beställningar eller upphandlingskontrakt där ramavtalets villkor iakttas. Enligt momentet är det emellertid också möjligt att uppmana leverantören att vid behov skriftligen precisera eller komplettera sitt anbud. Det är således möjligt att be leverantören ge till exempel ett preciserat anbud där de prisbildningsregler som fastställts i ramavtalets villkor tillämpas på den upphandlande enhetens konkreta upphandlingsbehov, med beaktande av bland annat upphandlingens tidtabell och arbetsmängden. Definitionen av ramavtal för en enda leverantör har bedömts i högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD annat beslut 6710/2017.
Svar: Se svaret ovan. Med anbudet kan man precisera eller komplettera villkor som lämnat öppna i ramavtalet. En ramavtalsleverantör kan till exempel ombes precisera leveranstiden för ett exakt antal varor som fastställts av den upphandlande enheten eller en bindande arbetsmängd för en enskild beställning. Precisering i fråga om ramavtal avser således något annat än precisering som avses i 74 § i upphandlingslagen.
Exempel:
Ett ramavtal med en enda leverantör för reklambyråtjänster har konkurrensutsatts. I ramavtalet har den anbudsgivare som lämnat anbudet med lägst timpris valts som leverantör. Den upphandlande enheten ber leverantören om ett preciserat anbud med bindande uppgifter om antalet arbetstimmar som krävs för den enskilda reklamkampanjen som den upphandlande enheten fastställt. På basis av antalet timmar i det preciserade anbudet bestäms det bindande totala priset för uppdraget.
Svar: Om den upphandlande enheten har ett regelbundet behov av att be leverantören precisera beställningen verkar upphandlingen snarare vara ett ramavtal än ett upphandlingskontrakt.
Svar: Upphandlingsförfarandets art ska bedömas utgående från det faktiska innehållet i arrangemanget i fråga. Om avsikten med avtalet är att avtala om de centrala villkoren så bindande att avtalet kan genomföras under avtalsperioden på samma sätt som ett upphandlingskontrakt, priset fastställs på ett bindande och fast sätt i upphandlingsförfarandet och om endast frågor som gäller den exakta mängden upphandlade produkter och beställningen och leveransen av dessa förblir öppna är det troligtvis fråga om ett upphandlingskontrakt (se t.ex. HFD annat beslut 6710/2017).
Svar: Enligt definitionen av upphandlingskontrakt kan ett upphandlingskontrakt även ingås med flera leverantörer, så i praktiken kan det finnas upphandlingskontrakt med flera leverantörer. Om upphandlingarna dock görs på basis av exempelvis prioritetsordningen är det i princip fråga om ett ramavtal med flera leverantörer. Då har villkoren för en enskild upphandling lämnats öppna vid upphandlingen och en enskild leverantör har inte på samma sätt som i ett upphandlingskontrakt någon bindande skyldighet att leverera produkten (t.ex. om tidpunkten inte passar leverantören eller om dess kapacitet inte räcker till) utan separat bekräftelse.
Svar: Vi känner inte till exempelvis rättspraxis i frågan, så det är svårt att exakt bedöma de eventuella konsekvenserna. Om upphandlingen dock har konkurrensutsatts som ett upphandlingskontrakt (inte ett ramavtal) och om parterna inte har anfört besvär över förfarandet, vinner upphandlingen laga kraft. Då ett upphandlingskontrakt ingås i enlighet med förfrågningsunderlaget och anbudet kan detta enligt vår mening inte i efterhand få konsekvenser som till exempel kan göra kontraktet/ramavtalet verkningslöst. I situationen kan inte heller andra leverantörer ha behov av rättsskydd när upphandlingen har vunnit laga kraft.
Svar: I definitionen avses med kund endast tredje parter i förhållande till avtalet, dvs. den upphandlande enhetens externa kunder (till exempel kommuninvånare eller patienter), eller exempelvis anställda vid den upphandlande enheten i fråga om anställningsförmåner. Förfarandet kan således på denna grund falla utanför upphandlingslagens tillämpningsområde endast om den upphandlande enheten eller dess anställda inte i den upphandlande enhetens namn jämför anbuden eller specificerar vilken leverantör som ska väljas (se t.ex. HFD 2018:91.
Svar: Inom försörjningssektorerna kan ramavtal gälla i högst åtta år. Om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan giltighetstiden i undantagsfall också vara längre än åtta år.
Svar: En längre giltighetstid kan vara motiverad till exempel när den upphandlande enhetens eller leverantörens investeringar i anslutning till upphandlingen kräver detta, eller i samband med datasystemupphandlingar. Vid bedömningen av en eventuell längre giltighetstid är det också möjligt att beakta den allmänna praxis och de kommersiella villkor som i allmänhet gäller i fråga om giltighetstiden för avtal inom olika branscher. Giltighetstidens längd kan påverkas av till exempel tiden som behövs för genomförandet av upphandlingen när det är fråga om underhåll av utrustning vars livscykel är längre än fyra år. Också utbildningsbehovet hos personalen som behövs för genomförandet av upphandlingen kan påverka giltighetstidens längd. Ett ramavtal som gäller längre än fyra år kan också ingås till exempel i en situation där utrustningens avskrivningstid kräver ett avtal vars giltighetstid är längre än fyra år. (se RP 108/2016 rd, s. 143)
Svar: Se svaren ovan. Ett ramavtal kan gälla i högst fyra (åtta inom försörjningssektorerna) år. Om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan ramavtalet i undantagsfall vara giltigt en längre tid. En längre giltighetstid ska motiveras separat. Vi känner inte till situationer där ett ramavtal som gäller tills vidare kan anses vara motiverat.
Syftet med ett ramavtal är att fastställa priser och planerade kvantiteter för ingående av upphandlingskontrakt under en viss tidsperiod samt övriga villkor (42 § 1 mom. i upphandlingslagen). Med en ”viss tidsperiod” avses i allmänhet att start- och slutdatumet ska vara fastställt på förhand. Ett ramavtal som gäller tills vidare skulle också begränsa konkurrensen genom att endast öppna marknaden för de leverantörer som valts för avtalet. Vi rekommenderar inte ingående av ramavtal som gäller tills vidare.
Svar: Ja. Till skillnad från själva ramavtalen har det inte fastställts någon maximitid för upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal. Upphandlingskontrakt som grundar sig på ett ramavtal måste tilldelas innan själva ramavtalet löper ut, men giltighetstiden för upphandlingskontrakten behöver inte sammanfalla med ramavtalets giltighetstid, utan den får vara kortare eller längre. När föremålet för upphandlingen kräver det kan giltighetstiden för de upphandlingskontrakt som grundar sig på ett ramavtal också vara avsevärt längre än ramavtalets giltighetstid.
Svar: Se svaret ovan. Det har inte fastställts någon maximitid för upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal och i teorin är det således också möjligt att ingå upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal och som gäller tills vidare. I beredningen av upphandlingslagen nämns att upphandlingskontrakt ska kunna ingås att gälla också tills vidare, samt i enlighet med enskilda äldre personers individuella behov, vid exempelvis upphandling av boendeservice för äldre (se RP 108/2016 rd, s. 143).
Svar: För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det uppskattade värdet av upphandlingen beräknas utifrån det uppskattade totala värdet av samtliga planerade upphandlingskontrakt under den tid ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet varar (30 § 4 mom. i upphandlingslagen).
Det uppskattade värdet för ett upphandlingskontrakt som gäller tills vidare eller för en obestämd tid beräknas enligt värdet under 48 månader. Värdet kan användas som grund för beräkningen av det uppskattade värdet även vid upphandling inom ramavtal.
Exempel:
Ett ramavtal för en tjänst gäller i fem år. Tjänstens uppskattade månadsvärde är 1 000 euro. Under femårsperioden förväntas fem upphandlingskontrakt som grundar sig på ett ramavtal tilldelas:
- kontrakt 1: tidsbegränsat kontrakt 3 månader – beräknat värde 3 000 euro (3 x månadsvärdet 1 000 euro)
- kontrakt 2: tidsbegränsat kontrakt 5 månader – uppskattat värde 5 000 euro
- kontrakt 3: tidsbegränsat kontrakt 1 år – uppskattat värde 12 000 euro
- kontrakt 4: tidsbegränsat kontrakt 3 år – uppskattat värde 36 000 euro
- kontrakt 5: gäller tills vidare – uppskattat värde 48 000 euro
Ramavtalets uppskattade värde är således totalt 104 000 euro.
Svar: För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det uppskattade värdet av upphandlingen beräknas utifrån det uppskattade totala värdet av samtliga planerade upphandlingskontrakt under den tid ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet varar (30 § 4 mom. i upphandlingslagen). Vid beräkningen av det uppskattade totala värdet för hela ramavtalet beaktas alltså alla upphandlingar under ramavtalets giltighetstid och den så kallade beräkningsregeln på 48 månader tillämpas inte. Så om ett ramavtal gäller i sex år, beräknas det uppskattade värdet för sex år. Se även svaret ovan med exempelberäkningen för ett femårigt ramavtal.
Svar: De upphandlande enheter som ingått ramavtalet och vars största sammanlagda upphandlingskvantitet eller största sammanlagda upphandlingsvärde för deras upphandlingar ska anges i upphandlingsdokumenten för konkurrensutsättningen enligt ramavtalet (42 § 4 mom. i upphandlingslagen). Dottersammanslutningarna är självständiga juridiska personer och separata upphandlande enheter även om de hör till stadskoncernen. Om dottersammanslutningarna således inte tydligt har angetts i anbudsförfrågan och om deras upphandlingar inte har beaktats vid beräkningen av den största kvantiteten/det största värdet, anser vi att dottersammanslutningarna inte kan utnyttja ramavtalet.
Svar: Enligt upphandlingslagen kan upphandlingar som grundar sig på ramavtal göras utan förenklad konkurrensutsättning endast om alla villkor i ramavtalet och de objektiva villkor som bestämmer valet av anbudsgivare som grundar sig på förfarandet har fastställts i anbudsförfrågan. Opartiskheten i den upphandlande enhetens urvalsmetod som grundar sig på fri prövning kan inte garanteras och således är upphandling som grundar sig på fri prövning i regel inte möjlig enligt lag.
Enligt beredningen av upphandlingslagen (RP 108/2016 rd, s. 145–146) kan upphandlingar som bygger på ett ramavtal men som underskrider det nationella tröskelvärdet således fritt göras hos den leverantör som den upphandlande enheten väljer bland dem som hör till ramavtalet. Det är dock bra att beakta att det uppskattade värdet på de upphandlingar som ingår i ramavtalet beräknas på basis av beräkningsbestämmelserna i upphandlingslagen. En enskild upphandling som grundar sig på ett ramavtal och som underskrider tröskelvärdet är i princip inte en upphandling som underskrider tröskelvärdena, utan en del av ett ramavtal där villkoren i ramavtalet iakttas. Att betrakta en del av ett ramavtal som en upphandling som underskrider tröskelvärdena kan strida mot förbudet mot att dela upp upphandling (31 §).
Om det uppskattade värdet för hela ramavtalet underskrider tröskelvärdena enligt upphandlingslagen kan den upphandlande enheten fritt välja ramavtalsleverantör om detta är möjligt bland annat med beaktande av den upphandlande enhetens anvisningar om små upphandlingar.
Också sådana upphandlingar som inte alls omfattas av ramavtalet och vars uppskattade värde underskrider tröskelvärdet kan genomföras utan konkurrensutsättning om detta är möjligt enligt den upphandlande enhetens anvisningar om små upphandlingar. En sådan upphandling kan alltså också genomföras av en leverantör som valts av en upphandlande enhet till ett ramavtal. Då är det alltså inte fråga om upphandling som grundar sig på ett ramavtal.
Svar: Gränsen kan i princip vara hur hög som helst, förutsatt att modellen för val av leverantör vid upphandling av konkurrensutsättning är klart definierad. Den upphandlande enheten kan inte ha obegränsad prövningsrätt vid valet av leverantör.
Svar: Frågan ska beaktas på förhand i villkoren för ramavtalet. Det är säkrast att definiera hur klientens egenskaper påverkar valet (till exempel för vård av klienter av typ x väljs den leverantör som enligt anbudet är bäst i fråga om y). Leverantören kan också väljas direkt enligt typ av klient, dvs. att separat konkurrensutsätta alternativ som lämpar sig för olika klientgrupper (t.ex. barn, äldre). I vissa fall (t.ex. för hjälpmedel för klientens personliga bruk) är det dessutom möjligt att bestämma att klienten själv kan välja leverantör, varvid det inte är nödvändigt att fastställa en närmare rangordning av leverantörerna. Självfallet kan förenklad konkurrensutsättning också väljas som metod för val av leverantör.
Svar: Utgångspunkten är att modellen för val av leverantör som grundar sig på ett ramavtal ska beskrivas på förhand i upphandlingsdokumenten, och valet får inte grunda sig på den upphandlande enhetens subjektiva prövning. Alla kriterier som används vid valet av leverantör måste därför anges på förhand och valet av leverantör måste vara mekaniskt (se svaren ovan). Bestämmelserna om ramavtal i upphandlingslagen tillämpas dock inte som sådana på social- och hälsovårdstjänster i bilaga E till upphandlingslagen, utan bestämmelserna om mer flexibilitet i 12 kap. i upphandlingslagen. Vid upphandling av social- och hälsovårdstjänster ska man självfallet också beakta lagstiftningen som gäller tjänsten i fråga och användarnas särskilda behov (108 § i upphandlingslagen).
I rättspraxis har det dock ansetts att öppenhetsprincipen och kravet på jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna förutsätter att information om valet av leverantörer vid upphandling/ramavtal enligt bilaga E också ska anges på förhand i upphandlingsdokumenten så att den upphandlande enheten inte har obegränsad prövningsrätt vid valet av leverantör (se t.ex. MD H209/2021). Vi rekommenderar att den upphandlande enheten strävar efter att i mån av möjlighet närmare definiera hur valet av leverantör sker. Alternativt kan till exempel förenklad konkurrensutsättning göra det möjligt att bättre beakta enskilda omständigheter vid valet av tjänsteproducent än det på förhand fastställda valet av leverantör. I förfrågningsunderlaget kan man dessutom ange till exempel klientens möjligheter att påverka valet av genomförandeort på basis av exempelvis bostadsområde. I vissa fall kan klientens möjlighet att själv välja också utnyttjas.
Svar: Termen nämns i regeringens proposition (RP 108/2016 rd, s. 144): ”När det är fråga om ramavtal där alla villkor är fastställda kan upphandlingarna också grunda sig på t.ex. ett sådant förfarande där upphandlingarna görs hos den leverantör som har de lägsta priserna för tjänsterna vid sådan upphandling som är förenlig med den upphandlande enhetens upphandlarprofil.” Termen definieras inte närmare i lagen eller lagberedningen.
Texten i regeringens proposition fortsätter dock med exemplet: ”Detta koncept lämpar sig t.ex. för upphandling av resebyråtjänster där leverantören väljs utgående från de resor som den upphandlande enhetens personal gjort året innan och utifrån arten och omfattningen av de tjänster som den upphandlande enheten behöver.”
Med upphandlarprofil avses förmodligen alltså olika upphandlande enheters olika behov och köpbeteenden. I ramavtal som ingås genom gemensam upphandling kan flera upphandlande enheter delta och var och en av dem har en egen upphandlarprofil.
Svar: Kalkylblad nämns också i regeringens proposition, men termen definieras inte närmare: ”Det väsentliga vid användningen av denna modell [ramavtal med flera leverantörer där upphandlingarna genomförs direkt från leverantören utan förenklad konkurrensutsättning] är att alla de grunder som används vid valet av leverantör ska vara angivna på förhand, att valet ska utföras mekaniskt och grunda sig på t.ex. kalkylblad samt att ingen subjektiv prövning används.”
Vår tolkning är att kalkylbladet kan vara till exempel en pristabell som utarbetats utifrån anbuden och på basis av vilken den upphandlande enheten kan beräkna vilket av anbuden som är förmånligast i varje enskilt fall.
Exempel:
Enligt anbudsförfrågan väljs den leverantör som enligt den upphandlande enhetens beställningsbehov är förmånligast. Valet grundar sig på tabellen i fråga (det så kallade kalkylbladet):
Leverantör/produkt Leverantör 1 Leverantör 2 Leverantör 3 Produkt a 1 € 2 € 3 € Produkt b 2 € 3 € 1 € Produkt c 3 € 1 € 2 €
Den upphandlande enheten tänker köpa:
- 1 st. produkt a
- 2 st. produkt b
- 3 st. produkt c
Den upphandlande enheten väljer Leverantör 2 som avtalspart i upphandlingskontraktet som grundar sig på ramavtalet, eftersom den upphandlande enheten får de produkter som den behöver förmånligast av Leverantör 2.
Nästa gång tänker den upphandlande enheten på basis av ramavtalet köpa:
- 5 st. produkt a
Den här gången väljer den upphandlande enheten Leverantör 1, eftersom den får de produkter som den behöver förmånligast av Leverantör 1.
Svar: En så kallad hybridmodell, dvs. en modell där en del av köpen genomförs direkt av de som valts till ramavtalet i enlighet med villkoren och en del minikonkurrensutsätts, är möjlig. I upphandlingsvillkoren ska det dock på förhand fastställas i vilka situationer prioritetsordningen och den förenklade konkurrensutsättningen ska tillämpas.
Svar: Vi anser att det inte är möjligt att genomföra en minikonkurrensutsättning. I enlighet med principerna om öppenhet och en jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna ska anbudsgivarna känna till vilka faktorer som ligger till grund för valet av leverantör. Den upphandlande enheten ska också följa det tillvägagångssätt som angetts i anbudsförfrågan och i upphandlingsdokumenten. Enligt vår mening kan inte den upphandlande enheten använda sig av minikonkurrensutsättning om alla villkor i ramavtalet redan fastställts och den upphandlande enheten har meddelat att den kommer att göra alla beställningar utan konkurrensutsättning i enlighet med villkoren i ramavtalet.
Svar: Utgångspunkten är att alla leverantörer väljs till minikonkurrensutsättningen om inte något annat tydligt anges i ramavtalets villkor. Om endast en del av leverantörerna väljs till minikonkurrensutsättningar, ska objektiva kriterier på basis av vilka leverantörerna väljs ut anges i anbudsförfrågan (se t.ex. MD 56/19).
Om leverantörerna väljs per delområde i ramavtalet begärs anbud endast från leverantörerna i det delområdet.
Svar: Se svaret ovan. För att garantera en rättvis och icke-diskriminerande behandling ska anbudsförfrågan skickas till alla leverantörer inom ramavtalet/delområdet om inte något annat tydligt anges i ramavtalets villkor. Leverantören kan avstå från att lämna anbud om specialkompetensen eller resurserna som krävs för upphandlingen inte finns.
Svar: Alla minikonkurrensutsättningar oberoende värde ska genomföras i enlighet med 43 § 4 mom. i upphandlingslagen, dvs. den upphandlande enheten ska skriftligt uppmana de utvalda leverantörerna att lämna anbud, bestämma en tillräcklig anbudstid och välja det bästa anbudet i enlighet med de i anbudsförfrågan angivna kriterierna för att ett anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid minikonkurrensutsättningar ska anbuden också lämnas skriftligt och innehållet i dem ska vara konfidentiellt tills anbudstiden har gått ut. Minikonkurrensutsättningar är dock avsedda att genomföras enligt förenklat förfarande. På dem tillämpas således inte t.ex. de procedurförpliktelser som gäller upphandlingsdokumentens innehåll, skyldigheten att göra dokumenten allmänt tillgängliga, annonseringsförfarandena eller tidsfristerna (RP 108/2016 rd, s. 145).
Svar: Att ansluta sig till en gemensam upphandling som är under beredning är enligt vår mening inte ett upphandlingsbeslut som avses i upphandlingslagen, eftersom det ännu inte är fråga om ett upphandlingsförfarande som inletts och beslutet i princip inte har någon inverkan på anbudssökandens eller anbudsgivarens ställning innan förfarandet inleds. Beslut som enbart gäller beredningen av ett upphandlingsförfarande omfattas dessutom av besvärsförbud (146 § 2 mom. 1 punkten i upphandlingslagen).
Det egentliga upphandlingsbeslutet i ett anbudsförfarande som genomförs genom gemensam upphandling fattas först som slutligt resultat av konkurrensutsättningen. Ett upphandlingsbeslut ska således alltid fattas och parterna i upphandlingsförfarandet kan med stöd av upphandlingslagen söka ändring i beslutet genom besvär hos marknadsdomstolen eller genom att yrka på upphandlingsrättelse. Vid gemensam upphandling fattas upphandlingsbeslutet ofta av en inköpscentral.
Att ansluta sig till ett gällande ramavtal som konkurrensutsatts som gemensam upphandling är dock ett skede i upphandlingsförfarandet som den upphandlande enheten själv genomför och som kan inverka på anbudsgivarens ställning och som således kan överklagas genom besvär hos marknadsdomstolen (se t.ex. HFD 2024:23).
Svar: Vid upphandling som grundar sig på ramavtal behöver den upphandlande enheten inte fatta ett upphandlingsbeslut som avses i upphandlingslagen om
1) upphandlingen görs på de villkor som har fastställts i ramavtalet utan konkurrensutsättning, eller om
2) upphandlingens värde vid konkurrensutsättning som grundar sig på ramavtalet inte överstiger EU-tröskelvärdet.
Upphandlingsbeslut behöver inte fattas om interna upphandlingar inom ett ramavtal som enligt villkoren i ramavtalet kan göras utan konkurrensutsättning eller som inte överskrider EU-tröskelvärdet. Många organisationer förutsätter dock att det fattas ett administrativt beslut/utgiftsbeslut om användningen av medlen också när det inte är nödvändigt att fatta beslut om val av leverantör eller något annat avgörande i förfarandet som avses i upphandlingslagen. Även principerna för god förvaltning och annan lagstiftning (till exempel kommunallagen i kommunerna) kan förutsätta att beslut fattas. I synnerhet vid minikonkurrensutsättning är det i allmänhet också förnuftigt att fatta beslut med tanke på ändringssökandet; om beslutet inte delges parterna kan det leda till att tidsfristen för ändringssökandet inte börjar löpa.
Svar: Den upphandlande enheten är enligt lag inte skyldig att fatta upphandlingsbeslut, men det rekommenderas i allmänhet att beslut fattas (se svaret ovan).
I 12 kap. i upphandlingslagen, som gäller upphandlingar som avses i bilaga E, finns inga bestämmelser om ramavtal, vilket innebär att förfarandena kan vara mer flexibla än vid upphandlingar som överskrider EU-tröskelvärdet. Tillvägagångssätt och andra villkor i ramavtalet ska i enlighet med principerna i upphandlingslagen annonseras på förhand i upphandlingsdokumenten.
Svar: Efter upphandlingsbeslutet om val av ramavtalsleverantör eller ramavtalsleverantörer är väntetiden innan avtalet ingås 14 dagar från delfåendet av beslutet. Vid upphandling som grundar sig på ramavtal, dvs. exempelvis efter ett upphandlingsbeslut i fråga om minikonkurrensutsättning, är väntetiden däremot 10 dagar. Denna väntetid behöver dock inte iakttas utan avtalet kan ingås omedelbart. Om väntetiden inte iakttas förlängs tidsfristen för ändringssökandet till 30 dagar (147 § 2 mom. i upphandlingslagen).
Svar: Se svaret ovan. Väntetiden behöver inte iakttas i upphandlingar som grundar sig på ett ramavtal. Den upphandlande enheten kan alltså ingå ett avtal/göra en beställning redan innan upphandlingsbeslutet som gäller en upphandling som grundar sig på ett ramavtal har vunnit laga kraft.
Svar: Efter att ett beslut om upphandling enligt 128 § i upphandlingslagen har fattats ska den upphandlande enheten ingå ett upphandlingskontrakt. Upphandlingskontraktet uppstår genom ingående av ett separat, skriftligt kontrakt. Det finns inget uttryckligt undantag från bestämmelsen ovan om upphandling som grundar sig på ramavtal. Vi rekommenderar alltså ingående av separata avtal också vid förenklade konkurrensutsättningar. I praktiken torde också en skriftlig beställning från den upphandlande enheten betraktas som ett avtal där det till exempel finns hänvisningar till ramavtal och förenklad konkurrensutsättning eller där villkoren för upphandling som grundar sig på ramavtal annars framgår. I praktiken anger upphandlande enheter ofta i ramavtalet att villkoren i ramavtalet iakttas vid minikonkurrensutsättningar. I sådana fall är det vanligt att bekräfta detta villkor i en skriftlig beställning.
Svar: Det finns inga uttryckliga bestämmelser om detta i upphandlingslagen och vi känner inte till någon rättspraxis i ärendet. I lagen nämns till exempel endast upphandlingskontraktets ursprungliga värde som jämförelsepunkt vid fastställandet av värdet på ändringar av ringa värde. Värdet av ändringen bedöms alltså inte i förhållande till upphandlingens uppskattade värde, utan till det ursprungliga kontraktets verkliga värde. Därför kan det vara motiverat att jämföra värdet av ändringen med värdet av det (ramavtal) kontrakt som ändringen gäller.
Svar: Ett ramavtal som ingåtts med en leverantör kan avslutas i enlighet med dess villkor. Det är dock bra att beakta att uppsägning av en enskild leverantör från ett ramavtal kan leda till en väsentlig ändring av ramavtalet, eftersom det kan ändra den ekonomiska balansen i de avtal som ingåtts till förmån för de kvarvarande leverantörerna på ett sätt som inte anges i det ursprungliga ramavtalet. En väsentlig ändring av ett ramavtal är i princip förbjudet utan ny konkurrensutsättning. En ändring är dock tillåten om det finns en i lagen nämnd grund för ändringen (136 § i upphandlingslagen).
Säkrast är att beakta detta på förhand i ramavtalets villkor, dvs. att fastställa hur ramavtalet fortsätter om avtalet måste avslutas med en enskild leverantör under ramavtalets giltighetstid. Det rekommenderas att detta anges redan i anbudsförfrågan.
Den upphandlande enheten ska också komma ihåg att ramavtalsleverantörer ska behandlas jämlikt och icke-diskriminerande. Att säga upp avtalet med endast en leverantör på grundval av ett allmänt uppsägningsvillkor utan särskild grund (såsom underlåtenhet att uppfylla avtalsförpliktelser) kan enligt vår uppfattning äventyra en jämlik och icke-diskriminerande behandling av leverantörerna.
Svar: När ramavtalets verkningar upphör, upphör ramavtalet i praktiken och inga nya upphandlingar kan längre göras på basis av avtalet. Kontraktet som gäller ramavtalet behöver alltså inte sägas upp separat. För tydlighetens skull kan detta dock beaktas i avtalsvillkoren. Dessutom är det i allmänhet tydligast att skriftligt informera ramavtalsleverantörerna.
Svar: Den upphandlande enheten ska följa upp inköpsmängderna/inköpsvärdena för ramavtalet, eftersom ramavtalets verkningar upphör då ramavtalets största kvantitet/största värde uppfylls. Den upphandlande enheten ska själv bestämma hur kvantiteter/värden uppföljs i praktiken och av vem. Vid uppföljningen kan till exempel faktureringsuppgifter eller ramavtalsleverantörernas rapportering utnyttjas. Om den upphandlande enheten upptäcker att beloppet överskrids ska den informera leverantörerna och vid behov konkurrensutsätta upphandlingen på nytt. Om den upphandlande enheten inte följer upp värdet och om den största kvantiteten/det största värdet överskrids, kan detta uppmärksammas vid exempelvis den upphandlande enhetens interna kontroll eller vid myndighetstillsynen. Företag inom branschen kan ha rätt att anföra besvär hos marknadsdomstolen.
Den upphandlande enheten ska komma ihåg att upphandlingens största värde ska anges i annonsen i efterhand enligt det högsta uppskattade beloppet. Dessutom ska den upphandlande enheten vid behov ändra ramavtalet om ändringarna är möjliga enligt 136 § i upphandlingslagen.
Svar: Vi vet inte med säkerhet hur ingåendet av ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som är i kraft tills vidare ska beaktas vid bedömningen av om ramavtalets största värde uppfylls. Det finns inga bestämmelser om detta i upphandlingslagen och vi känner inte till exempelvis någon rättspraxis i ärendet. Enligt vår uppfattning påverkar uppfyllandet av det största värdet i princip inte giltighetstiden för de upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal, utan uppfyllandet av det största värdet bedöms i det skede då kontraktet som grundar sig på ramavtalet ingås.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.