Avbrytande av en upphandling innebär att en påbörjad upphandlingsprocess inte slutförs, utan processen avbryts. Då uteblir upphandlingen eller också inleds en helt ny upphandlingsprocess.
Enligt 125 § i upphandlingslagen kan upphandlingen avbrytas i följande situationer:
Den upphandlande enheten har omfattande prövningsrätt i fråga om avbrytandet av ett upphandlingsförfarande som den inlett, om det finns en faktisk och grundad anledning till detta. Skäl som ligger till grund för ett sådant beslut har varit föremål för omfattande bedömning i rättspraxis.
Vid bedömningen av avbrytandet av upphandlingen ska den upphandlande enheten fästa vikt vid om avbrytandet av upphandlingsförfarandet baserar sig på faktiska orsaker och om avgörandet är diskriminerande för de anbudssökande eller anbudsgivarna. Eftersom upphandlingsförfarandet i regel ska leda till att ett upphandlingskontrakt ingås är det inte tillåtet att inleda ett upphandlingsförfarande utan avsikt att ingå ett upphandlingskontrakt, till exempel för att kartlägga marknadsläget.
I rättspraxis har det ansetts att ett upphandlingsförfarande inte får avbrytas om det görs i avsikt att kringgå tillämpningen av lagens bestämmelser eller att hindra anbudsgivarens möjlighet till rättsskydd.
I vissa domar (bl.a. målen C-27/98 Fracasso och Leitschutz och C-244/02 Handelshuset Hansel Ab) har EU-domstolen ansett att rättsliga anvisningar för offentliga upphandlingar inte innebär att upphandlande enheter alltid måste slutföra sina upphandlingsförfaranden eller att ett beslut om avbrytande förutsätter grava eller exceptionella omständigheter. Vid beslut bör upphandlingsmyndigheten emellertid iaktta unionens grundläggande rättsliga bestämmelser om offentliga upphandlingar, exempelvis principen om likabehandling.
I unionens rättspraxis har som godtagbar anledning betraktats bland annat
I nationell rättspraxis har som godtagbar anledning betraktats bland annat
Enligt rättspraxis kan det emellertid inte anses som en faktisk anledning att man under konkurrensutsättningsprocessen beslutar att i alla fall verkställa upphandlingen som eget arbete. I fallet MAO 95/04 hade den upphandlande enheten avbrutit upphandlingen och beslutat att genomföra den som eget arbete. Avbrytandet godkändes inte, eftersom den upphandlande enheten borde ha valt mellan att utföra arbetet själv och att konkurrensutsätta det redan innan upphandlingsförfarandet inleddes. Det är således förbjudet att inleda ett upphandlingsförfarande bara för att till exempel kartlägga marknaden.
Den upphandlande enheten ska avbryta sitt upphandlingsförfarande och, om behovet av upphandling kvarstår, inleda upphandlingsförfarandet på nytt, om
Därför finns det ingen skyldighet att avbryta upphandlingen om det till exempel är en nationell upphandling eller en upphandling enligt bilaga E, eller om upphandlingen har genomförts med något annat förfarande än ett öppet förfarande. Det föreligger inte heller någon skyldighet att avbryta upphandlingen om den är uppdelad i delar, till exempel genom konkurrensutsättning som uppdelad upphandling, i två eller flera olika konkurrensutsättningar, i ett ramavtal med två eller flera leverantörer eller i ett dynamiskt inköpssystem (DPS). Någon skyldighet att avbryta upphandlingsförfarandet föreligger inte om den upphandlande enheten har genomfört en marknadsundersökning och beaktat resultaten av denna i sin konkurrensutsättning.
Om den upphandlande enheten efter ett avbrytande fortfarande vill genomföra upphandlingen av föremålet för kontraktet som offentlig upphandling, ska den ordna ett nytt anbudsförfarande. Ett nytt anbudsförfarande ska ordnas endast en gång.
Avvikelse från skyldigheten att avbryta upphandlingsförfarandet i en situation där endast ett anbud har lämnats får göras av särskilt vägande skäl. Ett särskilt vägande skäl kan till exempel vara att föremålet för upphandlingen är särskilt krävande eller till sin natur eller storlek annars sådant att utbudet i fråga är mycket begränsat.
Vid avbrytande av en EU-upphandling ska en annons i efterhand publiceras.
Om man beslutar att avbryta upphandlingen krävs ett skriftligt beslut på normalt sätt och beslutet ska motiveras. Beslutet om avbrytande av upphandlingen ska alltså fattas enligt samma form och bestämmelser som det egentliga upphandlingsbeslutet.
Om den upphandlande enheten avbryter upphandlingen med hänvisning till en faktisk och grundad anledning, ska enheten motivera sitt beslut om avbrytande. Av motiveringen till beslutet ska parterna kunna bedöma de faktiska grunderna för skälet.
Det är den upphandlande enheten som har prövningsrätt när det gäller att besluta i vilket skede den meddelar om avgöranden under behandlingen av anbuden. Den upphandlande enheten ska i enlighet med principerna för god förvaltning dock så snabbt som möjligt underrätta berörda parter om de beslut den fattat.
Efter att upphandlingen avbrutits har den upphandlande enheten i princip två alternativ: 1) upphandlingsprocessen inleds på nytt från början genom en ny upphandlingsannons, eller 2) ingen upphandling görs.
Ett förfarande där upphandlingen inte avbryts och anbud begärs in en gång till utan ny upphandlingsannons kan inte betraktas som godtagbart. Då kan det lätt bli fråga om förbjudet prutande och ett ojämlikt och diskriminerande förfarande.
I upphandlingslagen finns det ingen bestämmelse om i vilket skede ett upphandlingsförfarande kan avbrytas. Den upphandlande enheten kan alltså avbryta upphandlingen i vilket skede som helst och också rätta sina lagakraftvunna upphandlingsbeslut (se t.ex. MAO:250/16).
Vid upphandlingar som överstiger det nationella tröskelvärdet samt EU-tröskelvärdet ska en annons i efterhand publiceras.
Ett dilemma när upphandlingar avbryts är också principen om handlingarnas offentlighet, särskilt när det gäller redan inkomna anbud. Då en upphandling avbryts gäller parternas intresse att få information dock i huvudsak inte de konkurrerande anbuden utan den upphandlande enhetens beslut att avbryta upphandlingen och motiveringarna till beslutet. Det kan därför betraktas som en tolkningsanvisning att anbudshandlingarna med stöd av 24 § 1 mom. 17 punkten i offentlighetslagen kan hemlighållas ända tills den upphandlande enheten har fattat beslut i det upphandlingsförfarande som följer på avbrytandet av upphandlingen eller beslutat att avstå från hela upphandlingen.
Ur den upphandlande enhetens synvinkel garanterar hemlighållandet av anbuden att avslöjandet av dem inte ger konkurrenterna en fördel vid ett nytt anbudsförfarande och därmed hindrar den upphandlande enhetens möjligheter till fördelaktig upphandling.
På Rådgivningsenhetens webbplats
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.