Innan en upphandlande enhet inleder ett upphandlingsförfarande kan den genomföra en marknadsundersökning för att förbereda upphandlingen och informera leverantörerna om den planerade upphandlingen och kraven för denna.
Upphandlingslagen innehåller inte någon uttömmande definition av marknadsundersökning. Generellt omfattar en marknadsundersökning insamling av all sådan information på marknaden som den upphandlande enheten kan få tillgång till och använda när den planerar en upphandling.
Det är inte obligatoriskt att göra en marknadsundersökning, men det rekommenderas starkt i många upphandlingar. En marknadsundersökning ger en bättre förståelse för marknadsaktörernas vilja att lämna anbud och hinder för anbudsgivning, och den förbättrar också konkurrensen.
Med undantag för upphandlingar vars värde överstiger 10 miljoner euro är den upphandlande enheten i regel inte skyldig att genomföra en marknadsundersökning. En marknadsundersökning beaktas dock vid bedömningen av om skyldigheten att dela upp en upphandling, att göra om ett anbudsförfarande och att använda analysverktyg har uppfyllts. Om det uppskattade sammanlagda värdet av en upphandling utan mervärdesskatt överstiger 10 miljoner euro, ska den upphandlande enheten enligt 65 § i upphandlingslagen genomföra en marknadsundersökning eller bedöma olika alternativ för genomförande av upphandlingen som en del av planeringen av upphandlingen.
En marknadsundersökning kan genomföras med olika metoder och i olika former. Den upphandlande enheten kan till exempel upprätta en informationsbegäran på www.hankintailmoitukset.fi (HILMA), där den kan bjuda in leverantörer i den aktuella branschen till en fri dialog om föremålet för upphandlingen och hur det beskrivs.
Den upphandlande enheten kan också själv ta reda på vilka alternativ som finns på marknaden och bjuda in leverantörer att demonstrera sina produkter. I samband med en marknadsundersökning förmedlas information alltså inte bara i en riktning, utan medan marknadsundersökningen pågår eller i anslutning till den kan den upphandlande enheten också ge leverantörerna information om sin planerade upphandling och om de krav som hänför sig till den.
Syftet med marknadsundersökningen är i allmänhet att förbättra den upphandlande enhetens marknadskännedom, utreda vilka alternativ som finns på marknaden och få en noggrannare bild av hur det lönar sig att beskriva föremålet för upphandlingen i anbudsförfrågan, till exempel genom kartläggning av de avtalsvillkor eller mekanismer för prissättning av produkterna som förekommer inom en viss bransch. I samband med en marknadsundersökning kan man också till exempel diskutera vilka jämförelsegrunder som utgör tekniska fördelar i genomförandet av föremålet för upphandlingen (se till exempel HFD 2017:152). Man bör dock komma ihåg och beakta att förfarandet inte får strida mot principerna om likvärdig och icke-diskriminerande behandling av leverantörer. Utifrån marknadsundersökningens resultat kan den upphandlande enheten också noggrannare överväga till exempel vilket upphandlingsförfarande det finns skäl att tillämpa vid konkurrensutsättningen eller hur upphandlingen kan delas upp på ett naturligt sätt.
Marknadsundersökningen utgör en del av planeringen av upphandlingen och den genomförs innan det slutliga upphandlingsförfarandet inleds. För att den upphandlande enheten ska ha nytta av marknadsundersökningen bland leverantörerna bör den skissera upp sitt upphandlingsbehov och sina upphandlingsmål redan innan marknadsundersökningen utförs. Som hjälp vid definieringen av upphandlingsbehovet kan man anlita till exempel de kunder som kommer att använda en viss tjänst. Noggrann planering har stor betydelse för att upphandlingen ska lyckas.
Vid en marknadsundersökning får den upphandlande enheten höra företag inom branschen, oberoende experter och andra myndigheter eller aktörer. Om den upphandlande enheten anlitar utomstående expertis, ska den dock säkerställa att ingen av de anlitade aktörerna i alltför hög grad kan påverka hur föremålet för upphandlingen beskrivs i anbudsförfrågan eller hur upphandlingen enligt planerna ska genomföras. De råd som utomstående aktörer ger får användas som hjälp vid planeringen och genomförandet av upphandlingsförfarandet, men råden får inte användas så att konkurrensen snedvrids eller så att förfarandet kommer att stå i strid med principerna om icke-diskriminering och öppenhet.
För att säkerställa att anbudsgivarna behandlas likvärdigt är det befogat att utannonsera marknadsundersökningen med en Hilma-annons. Begäran om information, marknadsdialog och teknisk dialog är till stor del synonymer för marknadsundersökningar som utförs öppet via Hilma.
Med teknisk dialog avses en form av dialog där den upphandlande enheten ber potentiella aktörer kommentera utkastet till anbudsförfrågan. Det är tillrådligt att den tekniska dialogen förs skriftligt. Genom dialogen försöker den upphandlande enheten få information om de tekniska ramarna för föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten ansvarar för innehållet i förfrågningsunderlaget.
Marknadsundersökningen ska annonseras i Hilma genom en marknadsundersökningsannons (FI/TED E1).
Genom en förhandsannons utöver marknadsundersökningsannonsen kan den upphandlande enheten förkorta tidsfristerna för annonsering. Då en förhandsannons används för att förkorta tidsfristerna, ska den innehålla närmare uppgifter om upphandlingen än marknadsundersökningsannonsen.
I tabellen nedan jämförs olika modeller och synpunkter i anslutning till dem.
| Modeller för marknadsdialog | Med vem? | Rekommenderas | Resursbehov | Bra att beakta |
| Dokument sänds för läsning | Potentiella anbudsgivare (företag) |
Då man vill försäkra sig om att förfrågningsunderlaget till största delen är i ordning. Då man vill sända preliminära planer som bör beaktas. |
Kräver inte fysiska möten och i regel inte heller mycket resurser. | Genom att formulera frågor på förhand och/eller en vägledning, blir kvaliteten på responsen bättre. |
| Gemensamt möte med leverantörer | Potentiella anbudsgivare (företag) |
Då man allmänt vill diskutera hur upphandlingen ska utföras. Då man vill diskutera de stora riktlinjerna. |
Kräver organisering av den upphandlande enheten. Kräver fysisk närvaro av deltagarna. |
Uppge målen för mötet, utarbeta ett program och en inledning för mötet.
Fundera på om det ska vara möjligt att delta på distans. |
| Enskilt möte med leverantörer | Potentiella anbudsgivare (företag) | Då man behöver diskutera detaljer i upphandlingen med leverantörer och det inte räcker med en skriftlig genomgång. |
Kräver mycket arbetstid. Det rekommenderas att samma person från den upphandlande enheten deltar i alla möten. |
Erbjud möjligheten med distansmöte (Skype osv.) Öppna frågor och en lista över målen gör mötena strukturerade. Finslipa materialet mellan mötena. Det är inte nödvändigt att diskutera ett uppenbart problem med alla leverantörer. Sänd det finslipade materialet för översyn ännu en gång när alla möten är avklarade. |
| Användning av jämförbara enheter | Övriga upphandlande enheter | Då jämförbara enheter har konkurrensutsatt motsvarande upphandling | Man behöver ta reda på var jämförbara upphandlande enheter finns. I regel kräver det inte mycket resurser |
Undvik att fixera dig vid det gamla. Kom ihåg att bearbeta materialet så att det kan användas av den egna enheten. Undvik att upprepa tidigare fel. Be om lov att använda materialet. |
| Anlitande av experter | Expert | När det egna kunnandet inte räcker | Avgiftsbelagd tjänst |
Fundera på om en betald konsult behövs. Behovet av en betald konsult är direkt kopplat till den specialisering som en upphandling kräver (t.ex. försäkringar, energi, specialkonstruktioner) |
| Utvecklingsverkstäder | Leverantörer, experter | Då man behöver en lösning på en viss fråga, men inte på en viss upphandling | Ordnandet och uppmuntrandet av deltagarna kräver arbetstid |
Fundera på hur de erhållna resultaten kan användas. Fundera på om deltagarna ska få ersättning. Uppge vem som innehar rätten till det material som läggs fram vid verkstäderna. |
| Upphandlingens marknadsföringsdagar | Potentiella leverantörer | Då man vill informera allmänt om kommande upphandlingar | Ordnandet kräver tid, mötet bör ge mervärde åt deltagarna |
Fundera på om ett möte gagnar deltagarna eller om det vore bättre med annonsering t.ex. genom att publicera en upphandlingskalender. Fundera på möjligheten att delta på distans och/eller att publicera en inspelning av mötet. |
Rättspraxis: Marknadsdomstolen
- MAO:H203/2022
I fallet ansåg Marknadsdomstolen att den upphandlande enheten kan genomföra en marknadsundersökning med olika medel och i olika former. Upphandlingslagen kräver inte att det publiceras någon marknadsundersökningsannons och anger inte heller vilka alla aktörer som ska delta i marknadsundersökningen. Det faktum att en anbudsgivare har deltagit eller inte deltagit i en marknadsundersökning medför i sig ingen snedvridning av konkurrensen.- MAO:15/20
Fallet gällde om en marknadsundersökning äventyrat principen om icke-diskriminerande och likvärdig behandling av anbudsgivare samt medfört en snedvridning av konkurrensen. Det att förfrågningsunderlaget avvek från det förfrågningsunderlag som samma upphandlande enheter använt under tidigare upphandlingsförfaranden påvisade enligt Marknadsdomstolen inte att de råd som den vinnande gruppen gett hade använts på ett sätt som äventyrade principerna om icke-diskriminerande och likvärdig behandling. När man beaktar syftet med en marknadsundersökning är det naturligt att sådana avvikelser från tidigare upphandlingar förekommer.
- MAO:293/19
Fallet gällde frågan om den upphandlande enheten hade haft en faktisk och grundad anledning enligt upphandlingslagen att avbryta upphandlingsförfarandet och om den upphandlande enheten då den avbröt upphandlingen hade handlat i strid med principerna om icke-diskriminerande och likvärdig behandling. Marknadsdomstolen konstaterade att en upphandlande enhet inte är skyldig att utföra en marknadsundersökning. Eftersom den upphandlande enheten inte hade utfört någon marknadsundersökning innan upphandlingsförfarandet inleddes, ansåg Marknadsdomstolen att därav inte heller följer att den upphandlande enheten inte i ett senare skede av upphandlingsförfarandet skulle kunna åberopa en överskridning av anslag som en grund för att avbryta upphandlingen.
- MAO:254/19
I fallet ansåg Marknadsdomstolen att den upphandlande enhetens marknadsundersökning visat på oklarheterna kring omfattningen av upphandlingen. Eftersom anbudsförfrågan inte ledde till jämförbara anbud, garanterade de inte en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av dem som deltog i anbudsförfrågan.
- MAO:582/18
I fallet övervägde Marknadsdomstolen om det funnits en faktisk och grundad anledning att avbryta upphandlingen då de anslag som reserverats för projektet hade överskridits och den upphandlande enheten av denna anledning hade avbrutit upphandlingen. Marknadsdomstolen konstaterade att eftersom en upphandlande enhet i enlighet med upphandlingslagstiftningen inte är skyldig att utföra en marknadsundersökning, kan man inte anse att den upphandlande enheten inte i ett senare skede av upphandlingsförfarandet skulle kunna åberopa överskridna anslag som en grund för att avbryta upphandlingen.
Finansministeriet
Julkisten hankintojen käsikirja 2023
Statsrådets gemensamma publikationsarkiv Valto
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.