Planering och förberedelser

Marknadsundersökning

Innan en upphandlande enhet inleder ett upphandlingsförfarande kan den genomföra en marknadsundersökning för att förbereda upphandlingen och informera leverantörerna om den planerade upphandlingen och kraven för denna.

Upphandlingslagen innehåller inte någon uttömmande definition av marknadsundersökning. En marknadsundersökning omfattar generellt insamling av all sådan information på marknaden som den upphandlande enheten kan erhålla och tillgodogöra sig när den planerar en upphandling.

Den upphandlande enheten är dock inte skyldig att genomföra en marknadsundersökning innan upphandlingsförfarandet inleds (se till exempel avgörandena MD:293/19 och MD:582/18 på Marknadsdomstolens webbplats).

Metoder och former för marknadsundersökningar

Den upphandlande enheten kan använda olika metoder och former i samband med en marknadsundersökning. Den kan till exempel begära uppgifter via webbadressen www.hankintailmoitukset.fi (HILMA), där den kan bjuda in leverantörerna inom den aktuella sektorn till en fri dialog om föremålet för upphandlingen och hur det beskrivs.

Den upphandlande enheten kan också själv utreda vilka alternativ som finns på marknaden och bjuda in leverantörer att demonstrera sina produkter. I samband med en marknadsundersökning förmedlas information alltså inte bara i en riktning, utan medan marknadsundersökningen pågår eller i anslutning till den kan den upphandlande enheten också ge leverantörerna information om sin planerade upphandling och om de krav som hänför sig till den.

Syftet med marknadsundersökningen är i allmänhet att förbättra den upphandlande enhetens marknadskännedom, utreda vilka alternativ som finns på marknaden och få en noggrannare bild av hur det lönar sig att definiera föremålet för upphandlingen i anbudsförfrågan, till exempel genom kartläggning av de avtalsvillkor eller mekanismer för prissättning av produkterna som förekommer inom en viss bransch. I samband med en marknadsundersökning kan man också till exempel diskutera vilka jämförelsegrunder som i tekniskt hänseende främjar tillhandahållandet av föremålet för upphandlingen (se till exempel HFD 2017:152 på Högsta förvaltningsdomstolens webbplats). Man bör dock komma ihåg och beakta att förfarandet inte får strida mot principerna om likvärdig och icke-diskriminerande behandling av leverantörer. Utifrån marknadsundersökningens resultat kan den upphandlande enheten också noggrannare överväga till exempel vilket upphandlingsförfarande det finns skäl att tillämpa vid konkurrensutsättningen eller hurdana delar upphandlingshelheten naturligt består av.

Marknadsundersökningen utgör en del av planeringen av upphandlingen och den genomförs innan det slutliga upphandlingsförfarandet inleds. För att den upphandlande enheten ska ha nytta av den marknadsundersökning som utförs bland leverantörerna bör den skissera upp sitt upphandlingsbehov och sina upphandlingsmål redan innan marknadsundersökningen utförs. Som hjälp vid definieringen av upphandlingsbehovet är det möjligt att anlita till exempel de kunder som kommer att vara användare av en viss tjänst. Noggrann planering är av väsentlig betydelse för att upphandlingen ska lyckas.

Vid en marknadsundersökning får den upphandlande enheten anlita oberoende experter, andra myndigheter och potentiella leverantörer. Om den upphandlande enheten anlitar utomstående expertis, ska den dock själv säkerställa att ingen av de anlitade aktörerna i orimlig grad kan påverka hur föremålet för upphandlingen beskrivs i anbudsförfrågan eller hur upphandlingen ska genomföras enligt planerna. De råd som utomstående aktörer ger får användas som hjälp vid planeringen och genomförandet av upphandlingsförfarandet, men råden får inte användas så att konkurrensen snedvrids eller så att förfarandet kommer att stå i strid med principerna om icke-diskriminering och öppenhet.

Begäran om information, marknadsdialog och teknisk dialog

För att säkerställa att anbudsgivarna behandlas likvärdigt rekommenderas det att marknadsundersökningen utannonseras med en Hilma-annons. Begäran om information, marknadsdialog och teknisk dialog är till stor del synonymer för marknadsundersökningar som utförs öppet via Hilma.

Med teknisk dialog avses en form av dialog där den upphandlande enheten ber potentiella aktörer om ett utkast till anbudsförfrågan. Det rekommenderas att den tekniska dialogen förs skriftligt. Genom dialogen ska den upphandlande enheten försöka få information om de tekniska ramarna för föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten är hela tiden ansvarig för att innehållet i förfrågningsunderlaget är korrekt.

Vid nationell upphandling ska marknadsundersökningen utannonseras i Hilma med annonsblanketten för nationell upphandling och alternativet ”begäran om information” i blanketten. En marknadsdialog som överskrider EU-tröskelvärdena utannonseras med förhandsannonsblanketten.

Den upphandlande enheten ska välja om förhandsannonsen används endast för marknadsundersökningen eller om den också används för att förkorta tidsfristerna. Då en förhandsannons används för att förkorta tidsfrister, ska man ange närmare uppgifter om upphandlingen än då förhandsannonsen endast används för att utannonsera marknadsundersökningen. 

Innehållet i Hilma-annonsen

  1. Beskrivning av föremålet för upphandlingen (tillräckligt noggrant för att det ska vara möjligt att svara på marknadsundersökningen).
  2. Preliminär tidtabell för upphandlingen (om den är känd).
  3. Kontaktinformation för dialogen eller/och information om en presentation/verkstad (beroende på hur dialogen ordnas).
  4. Information om vad den upphandlande enheten vill få av dem som svarar (produktdemonstration, lösning på ett visst problem, svar på vissa frågor osv.).
     

Modeller för utförandet av marknadsdialogen

I tabellen nedan jämförs olika modeller och synpunkter i anslutning till dem.

Modeller för utförande av marknadsdialog

Med vem?

Rekommenderas

Resursbehov

Bra att beakta

Dokument sänds för läsning

Potentiella anbudsgivare (företag)

Då man vill försäkra sig om att förfrågningsunderlaget till största delen är i ordning.

Då man vill sända preliminära planer som bör beaktas.

Kräver inte fysiska möten och i regel inte heller mycket resurser.

Genom att formulera frågor på förhand och/eller en vägledning, blir kvaliteten på responsen bättre.

Gemensamt möte med leverantörer

Potentiella anbudsgivare (företag)

Då man allmänt vill diskutera hur upphandlingen ska utföras.

Då man vill diskutera de stora riktlinjerna.

Kräver organisering av den upphandlande enheten.

Kräver fysisk närvaro av deltagarna.

Uppge målen för mötet, upprätta ett program och en inledning för mötet.

 

Fundera på om det ska vara möjligt att delta på distans.

Enskilt möte med leverantörer

Potentiella anbudsgivare (företag)

Då man behöver diskutera detaljer i upphandlingen med leverantörer, och det inte räcker med en skriftlig genomgång.

Kräver mycket arbetstid.

Det rekommenderas att samma person från den upphandlande enheten deltar i alla möten.

Erbjud möjligheten med distansmöte (Skype osv.)

Öppna frågor och en lista över målen gör mötena strukturerade.

Finslipa materialet mellan mötena. Det är inte nödvändigt att diskutera ett uppenbart problem med alla leverantörer.

Sänd det finslipade materialet för översyn än en gång då alla möten är förbi.

Användning av jämförbara enheter

Övriga upphandlande enheter

Då jämförbara enheter har konkurrensutsatt motsvarande upphandling

Man behöver ta reda på var jämförbara upphandlande enheter finns. I regel kräver det inte mycket resurser

Undvik att fixera dig vid det gamla.

Kom ihåg att bearbeta materialet så att det kan användas av den egna enheten.

Undvik att upprepa tidigare fel.

Be om lov att använda materialet.

Anlitande av sakkunniga

Sakkunnig

När det egna kunnandet inte räcker

Avgiftsbelagd tjänst

Fundera på om en betald konsult behövs.

Behovet av en betald konsult är direkt kopplat till den specialisering som en upphandling kräver (t.ex. försäkringar, energi, specialkonstruktioner)

Utvecklingsverkstäder

Leverantörer, sakkunniga

Då man behöver en lösning på en viss fråga, men inte på en viss upphandling

Ordnandet och uppmuntrandet av deltagarna kräver arbetstid

Fundera på hur de erhållna resultaten kan användas.

Fundera på om deltagarna ska få ersättning.

Uppge vem som innehar rätten till det material som läggs fram vid verkstäderna.

Upphandlingens marknadsföringsdagar

Potentiella leverantörer

Då man vill informera allmänt om kommande upphandlingar

Ordnandet kräver tid, mötet bör ge mervärde åt deltagarna

Fundera på om ett möte gagnar deltagarna eller om det vore bättre med annonsering t.ex. genom att publicera en upphandlingskalender.

Fundera på möjligheten att delta på distans och/eller att publicera en inspelning av mötet.

 

Läs mer    

Mer på webben

Finansministeriet

Rättspraxis om marknadsundersökning från Högsta förvaltningsdomstolen och Marknadsdomstolen

  • HFD 2017:152
    Fallet gällde frågan om en marknadsundersökning äventyrat principen om likvärdig behandling av anbudsgivare samt medfört snedvridning av konkurrensen. Anbudsförfrågan diskriminerade inte anbudsgivarna.
  • MD:15/20
    Fallet gällde frågan om en marknadsundersökning äventyrat principen om icke-diskriminerande och likvärdig behandling av anbudsgivare samt medfört snedvridning av konkurrensen. Det att förfrågningsunderlaget avvek från det förfrågningsunderlag som samma upphandlande enheter använt under tidigare upphandlingsförfaranden påvisade enligt Marknadsdomstolen inte att de råd som den vinnande gruppen gett hade använts på ett sätt som äventyrade principerna om icke-diskriminerande och likvärdig behandling. Vid beaktandet av syftet med marknadsundersökningen är det naturligt att dylika avvikelser från tidigare upphandlingar förekommer.
  • MD:293/19
    Fallet gällde frågan om den upphandlande enheten hade haft en sådan faktisk och grundad anledning som avses i upphandlingslagen för att avbryta upphandlingsförfarandet samt om den upphandlande enheten då den avbröt upphandlingen hade handlat i strid med principerna om icke-diskriminerande och likvärdig behandling. Marknadsdomstolen konstaterade att en upphandlande enhet inte är skyldig att utföra en marknadsundersökning. Eftersom den upphandlande enheten i fallet inte hade utfört en marknadsundersökning efter det att upphandlingsförfarandet inleddes, ansåg Marknadsdomstolen att det här inte heller medför att den upphandlande enheten i ett senare skede av upphandlingsförfarandet kan åberopa en överskridning av anslag som en anledning att avbryta upphandlingen.
  • MD 254/19
    I fallet ansåg Marknadsdomstolen att marknadsundersökningen ökade oklarheten om omfattningen hos ett införandeprojekt. Eftersom anbudsförfrågan inte ledde till jämförbara anbud, garanterade de inte en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av dem som deltog i anbudsförfrågan.
  • MD:582/18
    I fallet övervägde Marknadsdomstolen om det funnits en faktisk och grundad anledning att avbryta upphandlingen då de anslag som reserverats för projektet hade överskridits och den upphandlande enheten av denna anledning hade avbrutit upphandlingen. Marknadsdomstolen konstaterade att eftersom en upphandlande enhet i enlighet med upphandlingslagstiftningen inte är skyldig att utföra en marknadsundersökning, kan man inte anse att en upphandlande enhet i ett senare skede av upphandlingsförfarandet kan åberopa överskridna anslag som en anledning för att avbryta upphandlingen.

 

På rådgivningsenhetens webbplats

 

Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling

 

Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.