Hoppa till huvudinnehåll

Frågor och svar om ESPD

FRÅGA: Vad är ESPD?

SVAR: Med europeiskt enhetligt upphandlingsdokument avses ett dokument i standardformat för vilket också används förkortningen ESPD, European Single Procurement Document.

Med dokumentet visar anbudsgivarna preliminärt att de inte belastas av en grund för uteslutning och att de uppfyller den upphandlande enhetens lämplighetskrav.

 

FRÅGA: Varför används ESPD?

SVAR: Syftet med formuläret är att göra det lättare för företag att lämna anbud över statsgränserna, eftersom anbudsgivaren då inte i samband med anbud behöver ge dokumentbevis eller fylla i olika formulär för vilka praxis varierar i de olika medlemsländerna.

 

FRÅGA: Är det obligatoriskt att använda ESPD?

SVAR: Enligt 87 § 1 mom. i upphandlingslagen ska en upphandlande enhet kräva att det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet används som preliminärt bevis på att en anbudssökande eller anbudsgivare uppfyller den upphandlande enhetens lämplighetskrav och inte belastas av en grund för uteslutning. Ordalydelsen i lagen förutsätter alltså att den upphandlande enheten använder ESPD-formulär vid upphandling över EU:s tröskelvärden.

Det krav på att använda ESPD-formulär som den upphandlande enheten ställer i upphandlingsannonsen förpliktar också den anbudsgivare som deltar i upphandlingen att använda formuläret.

 

FRÅGA: Vad betyder ekonomisk aktör?

SVAR: Anbudsgivare eller anbudssökande.

 

FRÅGA: Upphäver de uppgifter som krävs för ESPD utredningsskyldigheten enligt beställaransvarslagen?

SVAR: Nej, eftersom det är fråga om skyldigheter enligt två separata lagar.

Lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft förpliktar beställaren av arbetet att utreda att beställarens avtalspartner i egenskap av avtalspart och arbetsgivare fullgör sina lagstadgade förpliktelser. Genom ESPD i sin tur begär den upphandlande enheten anbudsgivaren om preliminärt bevis på att lämplighetskraven enligt upphandlingslagen uppfylls vid upphandling över EU:s tröskelvärden.

 

FRÅGA: I vilket skede av upphandlingsprocessen ska ESPD begäras av anbudsgivarna?

SVAR: Den upphandlande enheten fyller i ESPD på förhand för sin del och fogar den till anbudsförfrågan. Anbudsgivaren returnerar det ifyllda ESPD-dokumentet som bilaga till anbudet. Se bilden nedan:

ESPD som process

 

FRÅGA: Vi håller på att konkurrensutsätta upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet. Ska vi använda ESPD? Hur är det med upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet?

SVAR: ESPD ska användas vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena.

ESPD behöver däremot inte användas vid nationell upphandling, koncessioner eller upphandling av social- och hälsovårdstjänster eller av andra särskilda tjänster.

 

FRÅGA: Ska den upphandlande enheten begära separata utredningar av anbudsgivaren om enheten har begärt att anbudsgivaren lämnar in ett ESPD?

SVAR: Innan ett upphandlingskontrakt ingås ska den upphandlande enheten kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella straffregisterutdrag för att utreda eventuella obligatoriska uteslutningsgrunder, om sådana tillämpas på upphandlingen.

Om den upphandlande enheten åberopar en frivillig uteslutningsgrund som avses i 81 § 1 mom. 1, 2 eller 4 punkten i upphandlingslagen ska den innan upphandlingskontraktet ingås kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella intyg och utredningar i syfte att klarlägga huruvida en sådan uteslutningsgrund föreligger.

Om den upphandlande enheten har krävt utredningar för de lämplighetskrav som enheten ställer, ska också dessa utredningar begäras innan upphandlingskontraktet ingås.

 

FRÅGA: Jag vet inte vad upphandlingen har för EUT-nummer. Kan jag använda ESPD?

SVAR: Ja, det kan du. Det är inte obligatoriskt att fylla i punkten och ofta är det inte ens möjligt i och med att ESPD fylls i innan upphandlingsannonsen publiceras i EUT.

 

FRÅGA: I vilken form kan den upphandlande enheten använda ESPD?

SVAR: Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ska upprättas elektroniskt utifrån ett standardformulär som fastställs genom kommissionens genomförandeförordning (EU) 2016/7 om fastställande av standardformuläret för det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet. 

ESPD kan kan användas elektroniskt bland annat i docx- eller pdf-format, som xml-fil via kommissionens tjänst eller integrerat i ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem.

Skyldigheten att använda det elektroniska formuläret träder i kraft den 18 april 2018. Upphandlande enheter bör dock också före det beakta skyldigheten att med elektroniska medel ge kostnadsfri, oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till anbudsförfrågan, inbjudan att förhandla och bilagorna till dem samt till övriga upphandlingsdokument.

 

FRÅGA: Kan formuläret kompletteras eller kan delar av det tas bort?

SVAR: ESPD baserar sig på EU:s förordning om standardformulär och bör användas i den form som anges i förordningen.

 

FRÅGA: Ska ESPD användas också vid upphandling inom försörjningssektorerna?

SVAR: Ja, formuläret används inom både den klassiska sektorn och försörjningssektorerna.

 

FRÅGA: Finns ESPD på engelska?

SVAR: Ja, ESPD finns tillgängligt på alla EU-språk.

 

FRÅGA: Ska ESPD undertecknas?

SVAR: Det behövs inte, om inte den upphandlande enheten uttryckligen kräver det. Rekommendationen är att den upphandlande enheten inte kräver att anbudsgivaren/anbudssökanden undertecknar ESPD.

 

FRÅGA: Hur ska en grupp lämna in ESPD-formuläret?

SVAR: Om den anbudssökande eller anbudsgivaren är en grupp ska det till anbudet fogas ett ESPD-formulär för varje medlem i gruppen.

 

FRÅGA: Vad avses med underleverantörer vars resurser den ekonomiska aktören inte utnyttjar?

SVAR: Anbudsgivaren kan anlita underleverantörer vars resurser anbudsgivaren inte hänvisar till för att uppfylla de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställer. Då är det fråga om en underleverantör vars resurser den ekonomiska aktören inte utnyttjar. Då fyller anbudsgivaren själv i till exempel det referenskrav som den upphandlande enheten ställer, men anlitar underleverantörer för att genomföra kontraktet. Då behöver underleverantörerna inte fylla i egna ESPD-formulär, om inte den upphandlande enheten uttryckligen kräver det.

Om anbudsgivaren anlitar sådana underleverantörer vars resurser den hänvisar till för uppfyllandet av den upphandlande enhetens krav, är det fråga om att anlita s.k. resursunderleverantörer. Så kan det vara till exempel i en situation där anbudsgivaren hänvisar till ett annat företags referenser för att uppfylla den upphandlande enhetens krav på referenser. Då ska också dessa resursunderleverantörer lämna in egna ESPD-formulär.

 

FRÅGA: Ska underleverantörerna lämna in egna ESPD-formulär?

SVAR: ESPD ska lämnas in av sådana underleverantörer vars resurser anbudsgivaren hänvisar till för att uppfylla de krav som den upphandlande enheten ställer. Se också svaret på föregående fråga.

 

FRÅGA: Är anbudsgivaren inskriven i den officiella förteckningen över godkända anbudsgivare eller har anbudsgivaren ett motsvarande certifikat på basis av ett (t.ex. ett nationellt förhands-) gallringssystem? Ja eller Nej.

SVAR: I Finland används inte nämnda förteckningar, så att svaret på frågan i formuläret är ”Nej” eller ”Tillämpas inte”.

 

FRÅGA: Hur ska man lägga till ett lämplighetskrav, till exempel minimiomsättning, i formuläret?

SVAR: För närvarande kan den upphandlande enheten inte komplettera kraven i ESPD-formuläret, och därför bör en detaljerad beskrivning av kraven skrivas in i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan.

 

FRÅGA: I vilken punkt kan jag kräva Rating Alfa eller en motsvarande klassificering?

SVAR: Uppgiften kan skrivas in i punkt IV del B i ESPD under ”Övriga ekonomiska och finansiella krav”. Själva kravet ska skrivas in i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan, om inte det ESPD som används tillåter att skriva kravet direkt in i formuläret.

 

FRÅGA: I formuläret öppnas ett fält där det står ”NO ECERTIS DATA”. Vad betyder det?

SVAR: Enligt planerna ska kommissionens ESPD-tjänst kopplas som en del av eCertis-registret. Alla uppgifter är inte medkopplade än, så för dem producerar tjänsten detta meddelande.

 

FRÅGA: Vad är eCertis?

SVAR: Med hjälp av online-verktyget för tillhandahållande av intyg och certifikat, e-Certis, får de upphandlande enheterna information om intyg och handlingar som ofta krävs i upphandlingsförfaranden i EU-medlemsstaterna, i ett kandidatland (Turkiet) och tre EES-länder (Island, Liechtenstein och Norge). Online-verktyget omfattar de vanligaste intygen och handlingarna som upphandlande enheter kräver.

 

FRÅGA: Vad menas med ”Valkriterier” i formuläret?

SVAR: I punkten avses de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställer på registrering av anbudssökande eller anbudsgivare samt deras ekonomiska och finansiella ställning och tekniska och yrkesmässiga kvalifikationer.

tags