Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa priser och planerade kvantiteter för upphandlingskontrakt under en viss tidsperiod samt övriga villkor.
Ramavtal lämpar sig särskilt för upphandling där produkter och priser utvecklas snabbt och det ur den upphandlande enhetens synvinkel inte är ändamålsenligt att binda sig till fasta priser och villkor. Tillämpningsområdet kan vara till exempel anskaffning av datateknik och tjänsteupphandling där det inte är ändamålsenligt att på förhand fastställa tjänstens omfattning. Förfarandet möjliggör relativt långvariga kontrakt.
Särskilt inköpscentraler kan använda ramavtal som ett långvarigt upphandlingsförfarande. Ramavtal gör det möjligt att bereda sig på sannolikt kommande upphandling och på så sätt undvika diskutabel tillämpning av direktupphandling eller förhandlat förfarande på grund av brådska.
Den upphandlande enheten ska välja leverantörer för ramavtalet genom det upphandlingsförfarande som bestäms i upphandlingslagen. Ramavtal konkurrensutsätts ofta genom ett öppet förfarande, men även andra förfaranden enligt upphandlingslagen är möjliga.
Den upphandlande enheten ska välja en eller flera leverantörer för ramavtalet. Antalet leverantörer ska i förväg anges i upphandlingsannonsen, inbjudan att förhandla eller anbudsförfrågan.
Upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal ska slutas mellan avtalets ursprungliga parter. Därför är det inte möjligt att ta med nya parter i förfarandet efter att upphandlingsförfarandet påbörjats.
I villkoren för ramavtalet får inte några betydande ändringar göras under dess giltighetstid. En väsentlig ändring av ett avtal som grundar sig på ett ramavtal har behandlats till exempel i Marknadsdomstolens fall MAO:386/24, MAO:554/23 och MAO:246/23.
Ramavtal får inte användas på ett sådant sätt att konkurrensen snedvrids, begränsas eller förhindras.
Ett ramavtal kan gälla i högst fyra år. Om föremålet för upphandlingen nödvändigtvis kräver det kan ramavtalet i undantagsfall vara giltigt en längre tid. Över ramavtalet ska publiceras en annons i efterhand, men däremot inte över de enskilda upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtalet.
Giltighetstiden för ett ramavtal och de kontrakt som grundar sig på det behöver inte vara lika lång. Ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal kan alltså ha en längre giltighetstid än själva ramavtalet.
Upphandlingskontrakt som grundar sig på ramavtal ska ingås mellan de leverantörer som valts ut till ramavtalet och de upphandlande enheter som angetts när ramavtalet ingicks. De specificerade upphandlande enheter som har rätt att använda ramavtalet ska således anges i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan för ramavtalet.
Enligt skäl 60 i upphandlingsdirektivets (2014/24/EU) ingress ska de upphandlande myndigheter som är parter i ett ramavtal tydligt anges, antingen genom att de namnges eller på annat sätt, t.ex. genom en hänvisning till en viss kategori av upphandlande myndigheter inom ett tydligt avgränsat geografiskt område. Detta är viktigt för att de berörda upphandlande myndigheterna ska kunna identifieras på ett enkelt och entydigt sätt.
De upphandlande myndigheter som angetts i ramavtalet och som har rätt att använda det är dock inte skyldiga att göra upphandlingar med ramavtalet i fråga. De upphandlande myndigheterna kan enligt prövning göra upphandlingar med ramavtalet under dess giltighetstid. När det gäller ramavtalets kommersiella framgång bör konkurrensutsättningen av ramavtalet grunda sig på en realistisk uppfattning om vilka upphandlande enheter som kommer att använda ramavtalet samt om upphandlingens volym.
Dessutom ska den upphandlande enheten i upphandlingsdokumenten för konkurrensutsättning av ramavtalet uppge det sammanlagda maximibeloppet eller maximivärdet av upphandlingen för de upphandlande enheter som deltar i ramavtalet.
Angivande av upphandlingens omfattning har behandlats ingående i EU-domstolens fall C-216/17, Coopservice och C‑23/20, Simonsen & Weel A/S.
I nationell rättspraxis i målet MAO:100/24 var det fråga om huruvida den upphandlande enheten kunde anses ha angett maximibeloppet eller maximivärdet för de upphandlingar som grundar sig på ramavtalet i enlighet med upphandlingslagstiftningen, när den endast hade angett upphandlingens uppskattade värde. Eftersom man vid beräkningen av det uppskattade värdet vid ramavtal ska använda det uppskattade totala värdet av alla de kontrakt som planeras för ramavtalets giltighetstid, konstaterade Marknadsdomstolen att också det maximala värdet av den upphandlande enhetens ramavtal samtidigt framgick.
Angivande av ramavtalets omfattning har även behandlats i Marknadsdomstolens fall MAO:H256/24. Enligt förfrågningsunderlaget var det möjligt för inköpscentralens ägarkunder att använda de tjänster som var föremål för upphandlingen. Den enda information som angetts om dessa ägarkunder var ett visst begränsat geografiskt läge och ägarandel i den upphandlande enheten. Marknadsdomstolen ansåg att ramavtalets faktiska omfattning på basis av förfrågningsunderlaget var så oklar att det inte var möjligt att lämna jämförbara anbud på basis av det och att omfattningen inte hade angetts i enlighet med rättsreglerna för ramavtal.
Högsta förvaltningsdomstolen har i målet HFD 2016:182 ansett att anbudshandlingarna inte innehöll tillräckliga uppgifter om de upphandlande enheter som deltog i ramavtalet och om deras upphandlingar under avtalstiden. I anbudsförfrågan angavs det att fyra upphandlande enheter inom kommunsektorn hade förbundit sig att delta i ramavtalet samt värdet på de uppskattade årliga inköpen från dessa upphandlande enheter. Enligt villkoren i anbudsförfrågan har alla kunder i inköpscentralen möjlighet att ansluta sig till ramavtalet senare. Ramavtalets faktiska omfattning hade förblivit oklar på basis av förfrågningsunderlaget.
I Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2019:84 var det däremot fråga om att inköpscentralen i upphandlingsdokumenten hade uppgett en stor mängd sådana upphandlande enheter som inte enligt en förhandsbedömning och inte enligt inköpscentralens erfarenhet använder sig av ramavtal. Enligt HFD gav detta inte en realistisk och tillräcklig information om ramavtalets omfattning och dess parter.
I Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD:2024:23 var det fråga om huruvida den upphandlande enheten hade rätt att ansluta sig till ramavtalet och göra sin upphandling med ramavtalet. Det skulle bedömas huruvida det belopp som den upphandlande enheten eventuellt hade upphandlat ingick i den upphandlingsmängd som angetts i upphandlingsdokumenten för konkurrensutsättningen av ramavtalet så att den upphandlande enheten kunde göra upphandlingen med ramavtalet i fråga. I anbudsförfrågan hade separat angetts de kunder som på förhand bundit sig till upphandlingen och de kunder som var intresserade av avtalet samt deras volymvärden. Den upphandlande enheten hade inte angetts som en potentiell kund och dess uppskattade upphandlingsmängd hade därför inte heller beaktats i den uppskattade upphandlingsmängden som angetts för ramavtalet. På basis av det som angetts om ramavtalets omfattning hade den upphandlande enheten förfarit i strid med upphandlingsbestämmelserna när den beslöt genomföra sina upphandlingar genom att utnyttja ramavtalet. Det ankom på den upphandlande enheten att bedöma om enheten, utgående från ramavtalets villkor och vilka uppgifter som getts om ramavtalets omfattning, kunde ansluta sig till ramavtalet trots att inköpscentralen hade ansvarat för att konkurrensutsättningen när ramavtalet ingicks uppfyllde upphandlingslagens bestämmelser.
Det är viktigt att den upphandlande enheten inte bara anger ramavtalets högsta värde eller största kvantitet vid annonseringen av upphandlingen, utan också följer upp att värdet eller kvantiteten uppnås under avtalsperioden.
EU-domstolen har i fallen C-216/17, Coopservice och C‑23/20, Simonsen & Weel A/S konstaterat att den upphandlande myndighet som från början var part i ramavtalet endast kan handla för egen räkning och på andra i ramavtalet specifikt angivna potentiella upphandlande myndigheters vägnar och åta sig förpliktelser endast upp till en viss kvantitet och när denna kvantitet har nåtts har avtalet inte längre några verkningar.
I praktiken innebär detta att ramavtalet upphör och inga nya upphandlingar kan längre göras på basis av avtalet. Kontraktet som gäller ramavtalet behöver inte sägas upp separat. För tydlighetens skull kan detta dock beaktas i avtalsvillkoren. Dessutom är det i allmänhet tydligast att skriftligt informera ramavtalsleverantörerna.
Upphandlingar som grundar sig på ramavtal med en leverantör kan göras utan konkurrensutsättning om villkoren för ramavtalet har fastställts. Villkoren ska vara bindande för parterna. När det gäller priset ska åtminstone reglerna för prisbildning vara bindande.
Förfarandet avviker i praktiken inte från upphandlingskontrakt där man avtalar om att leveranserna sker i enlighet med på förhand överenskomna villkor utifrån beställningen: den upphandlande enheten gör en beställning hos anbudsgivaren. När det gäller ramavtal kan den upphandlande enheten dock vid behov uppmana leverantören att precisera eller komplettera sitt anbud skriftligt.
Upphandlingar som grundar sig på ramavtal med flera leverantörer kan göras utan konkurrensutsättning om alla ramavtalets villkor har fastställts. Villkoren ska vara bindande för parterna. När det gäller priset ska åtminstone reglerna för prisbildning vara bindande.
Upphandlingen kan ske till exempel genom beställning hos den leverantör som för en viss typ av vara har lämnat in det bästa anbudet. Prioritetsordningen mellan leverantörerna ska fastställas i samband med det ursprungliga upphandlingsbeslutet.
När det är fråga om ramavtal där alla villkor har fastställts och som gäller tillhandahållande av varor eller tjänster avsedda att användas av fysiska personer, är det tillåtet att beakta de berörda fysiska personernas behov eller val i samband med de upphandlingar som görs inom ramavtalet. I samband med upphandling som grundar sig på ett ramavtal finns således möjligheten att genomföra upphandlingen utan konkurrensutsättning, om den medborgare som är användare av den vara eller tjänst som ska upphandlas i enlighet med villkoren i ramavtalet gör valet bland de leverantörer som hör till ramavtalet.
En sådan situation kan förekomma till exempel i samband med ramavtal som gäller social- och hälsovårdstjänster, individuella hjälpmedel inom hälso- och sjukvården eller arbetskraftsutbildningstjänster, där den fysiska person som anlitar tjänsterna gör sitt val bland de anbudsgivare som den upphandlande enheten i enlighet med upphandlingslagen valt ut för ramavtalet. Villkoret i fråga kan dock inte tillämpas på val som görs av sådana fysiska personer som hör till den upphandlande enhetens personal, till exempel tjänsteinnehavare, även om den vara eller tjänst som är föremål för upphandlingen skulle vara avsedd för deras bruk.
Om alla villkor inte har fastställts vid ramavtal med flera leverantörer, konkurrensutsätts upphandlingarna mellan de leverantörer som omfattas av ramavtalet enligt ramavtalets villkor och vid behov enligt villkoren i anbudsförfrågan.
Den upphandlande enheten ska vid konkurrensutsättning av upphandling som grundar sig på ett ramavtal begära ett skriftligt anbud av de leverantörer som valts till ramavtalet.
Till exempel i fallet MAO:24/21 hade den upphandlande enheten förfarit i strid med upphandlingsbestämmelserna då den inte hade gjort en upphandling som grundar sig på ett ramavtal med flera leverantörer genom att konkurrensutsätta de leverantörer som valts till ramavtalet. Se också MAO:61/21.
I Marknadsdomstolens fall MAO:H391/2022 hade den upphandlande enheten förfarit i strid med upphandlingsbestämmelserna när den ställde villkoren i anbudsförfrågan, eftersom villkoren i praktiken hade varit ägnade att ge den upphandlande enheten obegränsad prövningsrätt vid valet av leverantör för produkten som ska beställas. Information om valet av ramavtal och information om de anbud som ligger till grund för valet ska vara noggrant definierade så att anbudsgivarna vet på vilka villkor de kan bli valda till ramavtalet inom ramen för det antal leverantörer som den upphandlande enheten har angett. I anbudsförfrågan hade det inte fastställts några villkor enligt upphandlingsbestämmelserna för hur ramavtalsleverantörerna skulle väljas vid upphandling under avtalsperioden. Av förfrågningsunderlaget framgick det inte vad anbudsförfrågan avsåg med att beställaren hade rätt att beakta produktens lämplighet för det aktuella användningsändamålet eller att beställaren i fråga om nettoprislistan hade haft rätt att välja den produkt som var mest lämplig och fördelaktig för produktfamiljen.
Ämnet har också behandlats i fallet MAO:H251/2022.
Föremålet för upphandlingen och villkoren för förfarandet kan preciseras i anbudsförfrågan, förutsatt att detta inte leder till väsentliga ändringar.
Den upphandlande enheten ska bestämma en anbudstid som ska vara tillräcklig med beaktande av hur komplex upphandlingen är och hur lång tid som behövs för att utarbeta ett anbud. Anbuden ska lämnas skriftligt och innehållet i dem ska vara konfidentiellt tills anbudstiden har gått ut. Den upphandlande enheten ska välja det bästa anbudet med beaktande av grunderna för totalekonomisk fördelaktighet och de eventuella utvärderingskriterierna som angetts i anbudsförfrågan. Dessa behöver dock inte vara de samma som i anbudsförfarandet för ramavtalet. Den upphandlande enheten behöver inte längre publicera en separat annons om s.k. minikonkurrensutsättning inom ett ramavtal.
Om den upphandlande enheten har slutit ett ramavtal med flera leverantörer, är det också möjligt att göra en kombination av fastställda och icke fastställda villkor. Då kan en del av de upphandlingar som grundar sig på ramavtalet göras utan konkurrensutsättning genom att välja en leverantör i enlighet med villkoren i ramavtalet och objektiva villkor för val av anbudsgivare vid upphandling enligt ramavtalet. En del av de upphandlingar som grundar sig på ramavtalet kan också göras så att de konkurrensutsätts i form av minikonkurrensutsättning.
I ramavtalets anbudsförfrågan ska det anges kriterier för hur sättet för intern upphandling inom ramavtalet ska avgöras. En sådan hybridmodell kan vara användbar i situationer där priserna på en del av produkterna inom ramavtalet varierar nästan dagligen och en del av produkterna har nästan samma priser under hela ramavtalets giltighetstid. Detta kan vara fallet till exempel för flygrutter.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.