Annons om rättelse

Upphandlande enheter råkar ofta ut för situationer där man efter att upphandlingsannonsen publicerats märker att det i annonsen eller i den anbudsförfrågan som är föremål för annonsen har insmugit sig fel som kräver rättelse för att inte hela upphandlingsprocessen ska gå snett. 

Den upphandlande enheten har två alternativ för att rätta ett fel som enheten upptäckt i förfrågningsunderlaget innan det leder till allvarligare procedurfel:

• den upphandlande enheten kan rätta felet genom att avfatta en annons om rättelse i HILMA; eller alternativt
• avbryta upphandlingsprocessen, om felet är av betydande natur.

Förfarandet med annons om rättelse är ett flexiblare alternativ än att avbryta upphandlingen och lämpar sig för situationer där det fortfarande finns anbudstid kvar och där felen är små och saknar väsentlig betydelse för anbudsförfarandet. Exempel på sådana situationer är förlängning av anbudstiden eller små skrivfel som gäller datum, beställningsmängd, tekniska specifikationer eller motsvarande som med tanke på föremålet för upphandlingen inte är särskilt betydande och som också anbudsgivarna rimligen kan reagera på. Tack vare förfarandet med annons om rättelse behöver den upphandlande enheten alltså inte avbryta upphandlingsförfarandet, utan med hjälp av korrigerande åtgärder kan den redan påbörjade processen föras vidare. Om upphandlingen är brådskande kan detta vara en flexiblare modell för den upphandlande enheten.

Hur ska en annons om rättelse göras?

En annons om rättelse görs i HILMA på standardblanketten för ändamålet. I annonsen om rättelse anges vilken upphandlingsannons som rättas och till vilken del.

Om den upphandlande enheten vill publicera en helt ny upphandlingsannons/anbudsförfrågan ska den föregående upphandlingsprocessen avbrytas. Om det är fråga om EU-upphandling ska en annons om avbrytande publiceras med ett EU-standardformulär för annons i efterhand.

Om en annons rättas eller en upphandling avbryts under anbudstiden och den upphandlande enheten har uppgift om de aktörer som har för avsikt att lämna anbud, är det artigt att informera aktörerna om saken.

Ska anbudstiden uppskattas på nytt?

En annons om rättelse ska i princip betraktas som en ny upphandlingsannons. Således bör minimianbudstiderna för EU-upphandling räknas om från början, om föremålet för upphandlingen ändras väsentligt. Om ändringen är så liten att den praktiskt taget inte har någon betydelse för anbudsförfarandet (tekniskt skrivfel e.d.), behöver anbudstiden inte nödvändigtvis bestämmas på nytt. Då har den upphandlande enheten prövningsrätt.

Annons om rättelse eller avbrytande av upphandlingen?

Avbrytande av upphandlingen bör övervägas i situationer där felen är så betydande att rättelsen av dem gör föremålet för upphandlingen till något helt annat. Då räcker det inte nödvändigtvis enbart med att publicera en annons om rättelse för att rädda situationen, utan den upphandlande enheten bör överväga att avbryta upphandlingen och genomföra en ny konkurrensutsättning med ett mer omsorgsfullt berett förfrågningsunderlag. Upphandlingen kan naturligtvis avbrytas också i ett senare skede om det finns en verklig och grundad anledning till det. 

Om den upphandlande enheten redan under anbudstiden märker väsentliga fel eller behov att ändra föremålet för upphandlingen, kan det vara en god idé att avbryta upphandlingen i god tid. När det gäller EU-upphandling ska en annons om avbrytande publiceras med ett EU-standardformulär för annons i efterhand.

Vilka problem kan det uppstå i samband med en annons om rättelse?

Vid ett förfarande med annons om rättelse bör man komma ihåg att den nya rättade upphandlingsannonsen/anbudsförfrågan inte nödvändigtvis når alla anbudsgivare. En sådan situation kan förekomma i synnerhet vid öppet förfarande, då man inte vet vilka aktörer den elektroniska upphandlingsannonsen/anbudsförfrågan har nått. Då kan man hamna i en situation där de inkomna anbuden har lämnats med olika basuppgifter och är således inte jämförbara med varandra. Huvudregeln är ändå att anbudsgivaren bär ansvaret för att anbudet stämmer överens med anbudsförfrågan. Man kan utgå från att den upphandlande enheten har agerat rätt och uppfyllt sin skyldighet när enheten har publicerat en annons om rättelse. Det är anbudsgivaren som bär ansvaret för anbud med felaktiga uppgifter och således också för det sannolika förkastandet av anbudet. Trots detta kan förfarandet med annons om rättelse orsaka besvärliga situationer för såväl den upphandlande enheten som anbudsgivarna, om förväxlingar av ovan beskriven typ äger rum. Genom en omsorgsfull planering av upphandlingen kan blindskär och korrigerande åtgärder undvikas.