I upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan, inbjudan att förhandla eller bilagorna till dem ska beskrivningarna av föremålet för upphandlingen och de tekniska specifikationer som de eventuellt innehåller anges. Därutöver ska de egenskaper som krävs av byggentreprenader, tjänster eller varor fastställas. När förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog används kan den upphandlande enheten definiera de krav som ställs på upphandlingens innehåll utifrån de lösningsförslag som lagts fram under upphandlingsförfarandets gång.
Beskrivningarna ska göra det möjligt för anbudsgivarna att delta i anbudsförfarandet på lika villkor och de får inte ställa ogrundade hinder för konkurrensen vid offentlig upphandling.
Vid definieringen av egenskaperna för föremålet för upphandlingen är det också möjligt att hänvisa till den specifika processen eller metoden för att producera eller tillhandahålla de aktuella byggentreprenaderna, varorna eller tjänsterna eller till en specifik process som avser någon annan fas i deras livscykel, även när dessa faktorer inte fysiskt utgör en del av byggentreprenaderna, varorna eller tjänsterna. Detta förutsätter att processen eller metoden är kopplad till föremålet för upphandlingen och står i rätt proportion till kontraktets värde och mål.
Den upphandlande enheten kan således ställa krav som gäller till exempel en miljövänlig produktionsmetod, när kravet anknyter till föremålet för upphandlingen. Tillåtna krav som berör produktionsmetoden utgörs av till exempel krav på ekologisk odling i samband med livsmedelsproduktion och krav på användning av förnybara energikällor vid elproduktion.
När föremålet för upphandlingen ska användas av fysiska personer ska, utom i sakligt motiverade fall, föremålet för upphandlingen beskrivas med hänsyn till tillgängligheten för användare med funktionsnedsättning och till formgivning med tanke på samtliga användares behov. Målet är att beakta sociala aspekter bättre. Kraven kan gälla till exempel rörelse- och funktionshindrade personers tillträde till byggnader eller användaregenskaperna hos tekniska anordningar.
Vid utarbetandet av beskrivningarna ska även skyldigheter som föreskrivs på något annat ställe i lagstiftningen beaktas, till exempel de skyldigheter som det hänvisas till i diskrimineringslagen (1325/2014). Exempelvis enligt 30 § i socialvårdslagen (1301/2014) ska klienternas individuella behov och förutsättningar samt tillgängligheten beaktas vid planeringen och användningen av sådana lokaler för socialservice som står till klienternas förfogande. Om obligatoriska krav på tillgänglighet har fastställts annanstans i lagstiftningen eller genom en EU-rättsakt, ska föremålet för upphandlingen beskrivas genom hänvisning till den aktuella rättsakten när det är fråga om tillgänglighetskrav för personer med funktionsnedsättning eller formgivning med tanke på samtliga användares behov.
Som exempel på motiverade fall där det inte finns behov av att särskilt beakta behoven hos personer med funktionsnedsättning i samband med definieringen av upphandlingen kan nämnas en situation där den upphandlande enheten har utrett att det inte finns användare med funktionsnedsättning eller där det är fråga om en produkt vars egenskaper inte har några skadliga verkningar. Det kan handla om t.ex. att den upphandlande enheten skaffar adb-utrustning för sin personal och det inte finns personer med funktionsnedsättning bland personalen, eller om en anskaffning av kopieringspapper som är en produkt för vars del det inte behövs någon tillgänglighetsbedömning. Den upphandlande enheten ska från fall till fall kartlägga behoven hos de personer som avses använda föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten har dock rätt att bestämma vad den beslutar upphandla.
Sociala aspekter och även miljöaspekter kan också beaktas på andra sätt i beskrivningen av föremålet för upphandlingen. Exempelvis i samband med livsmedelsupphandlingar kan man ställa krav på att det kött som upphandlas ska komma från gårdar där djuren behandlas korrekt och med iakttagande av djurskyddslagstiftningen. I samband med textilupphandlingar är det möjligt att ställa krav på bland annat produkternas hållbarhet. Ju längre en produkt kan användas, desto mindre blir nämligen miljöbelastningen. Vidare kan man i samband med upphandling av städprodukter kräva att produkterna inte innehåller ämnen som kan orsaka cancer eller skador på arvsmassan eller reproduktionsförmågan (CRM-ämnen).
Beskrivningarna ska göras upp på något av sätten nedan.
Beskrivningarna av föremålet för upphandlingen kan till att börja med göras upp i form av prestanda- eller funktionskrav som är tillräckligt exakta för att anbudsgivarna ska kunna specificera föremålet för upphandlingen och för att de upphandlande enheterna ska kunna ingå upphandlingskontrakt. Anbudsgivarna kan då lägga fram anbud som baserar sig på flera olika slags tekniska lösningar. För att anbuden ska vara jämförbara och för att anbudsgivarna ska behandlas likvärdigt förutsätts det att prestanda- eller funktionskraven är tillräckligt exakt utformade.
Om den upphandlande enheten utformar beskrivningen av föremålet för upphandlingen utgående från prestanda- eller funktionskraven, får den inte förkasta sådana anbud gällande byggentreprenader, varor eller tjänster som överensstämmer med en nationell standard som genomför en europeisk standard, ett europeiskt tekniskt godkännande, en gemensam teknisk specifikation, en internationell standard eller ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av ett europeiskt standardiseringsorgan, om specifikationerna avser de prestanda- eller funktionskrav som den upphandlande myndigheten har fastställt. I EU-domstolens avgörande i målet C-489/06, kommissionen mot Grekland (EU:C:2009:165) konstaterades det att den upphandlande enheten inte fick förkasta ett anbud som till bedömda delar uppfyllde kraven på EU:s CE-märkning på den grunden att anbudet inte motsvarade anbudsförfrågan. I samband med prestanda- eller funktionskraven kan även till exempel miljökrav beaktas.
Beskrivningarna av föremålet för upphandlingen kan också göras upp genom en hänvisning till definitioner som beskriver föremålet för upphandlingen och till sådana nationella standarder som genomför europeiska standarder, till europeiska tekniska bedömningar, till gemensamma tekniska specifikationer, till internationella standarder, till andra tekniska referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen. Om sådana inte finns, hänvisas till nationella standarder, nationella tekniska godkännanden eller nationella tekniska specifikationer för projektering, beräkning och utförande av byggentreprenader samt användning av varor.
När en sådan hänvisning till standarder eller andra tekniska definitioner används ska också sådana varor, tjänster eller material godkännas som inte är förenliga med standarderna eller de tekniska definitionerna, men som uppfyller de krav i standarderna eller definitionerna som berör föremålet för upphandlingen. Av denna anledning ska alla hänvisningar följas av uttrycket ”eller likvärdig”. Om den upphandlande enheten använder möjligheten att hänvisa till de nämnda definitionerna, får den således inte förkasta ett anbud på grundval av att de byggentreprenader, varor eller tjänster som avses i anbudet inte är förenliga med de definitioner som den hänvisat till, om anbudsgivaren i sitt anbud på något lämpligt sätt visar att dess föreslagna lösningar på något motsvarande sätt uppfyller de krav som hänför sig till de tekniska definitionerna.
Den upphandlande enheten ska även i övrigt säkerställa att hänvisningar till standarder eller europeiska tekniska bedömningar inte begränsar konkurrensen eller leder till att vissa anbudssökande eller anbudsgivare omotiverat diskrimineras eller gynnas. Om en hänvisning leder till ett diskriminerande slutresultat, ska den upphandlande enheten överväga att beskriva föremålet för upphandlingen på något annat sätt.
Beskrivningarna kan också utarbetas genom hänvisningar delvis till standarder eller andra definitioner, delvis till prestanda- och funktionskrav. Den upphandlande enheten kan dessutom meddela att den betraktar vissa standarder eller andra definitioner som en presumtion om att prestanda- eller funktionskraven uppfylls.
Beskrivningarna kan också göras upp genom en hänvisning till de standarder och övriga definitioner som avses i punkt b i fråga om vissa egenskaper och genom en hänvisning till de prestanda- eller funktionskrav som avses i punkt a i fråga om andra egenskaper.
I beskrivningen av föremålet för upphandlingen får en viss tillverkare eller varor av ett visst ursprung inte nämnas, och beskrivningen får inte heller innehålla en hänvisning till varumärke, patent, produkttyp, ursprung eller specifik metod som karakteriserar de varor, tjänster eller den produktion som tillhandahålls av en viss anbudsgivare, om hänvisningen gynnar eller missgynnar vissa anbudsgivare eller varor. En sådan hänvisning får undantagsvis göras endast om föremålet för upphandlingskontraktet inte på annat sätt kan beskrivas tillräckligt exakt och tydligt. Hänvisningen ska då följas av orden "eller likvärdigt".
I högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 29.1.2010 liggare 174, som gällde anskaffning av symaskiner till en skola, ansågs det vara diskriminerande att ställa krav på att maskinerna i fråga om typ skulle vara till exempel av ett visst märke. Även om märket endast hade nämnts som exempel hade detta gynnat den berörda tillverkaren.
För utarbetande av beskrivningen av föremålet för upphandlingen kan den upphandlande enheten som en del av en marknadsundersökning föra en dialog om tekniska frågor till exempel med potentiella anbudsgivare och teknisk expertis. En sådan dialog ska i första hand föras skriftligen, till exempel i form av ett remissförfarande där det tydligt anges att det inte är fråga om ett anbudsförfarande som leder till ett upphandlingsbeslut. Den tekniska dialogen får dock inte leda till att konkurrensen hindras eller till att en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna äventyras.
Utöver de egenskaper som krävs av produkten är det viktigt för den upphandlande enheten att också begrunda de kommersiella villkor som hänför sig till upphandlingen, såsom betalningstider, avtalsvillkor och förvaltning av immateriella rättigheter. Den upphandlande enheten ska till exempel från fall till fall överväga vilken betydelse eventuella immateriella rättigheter har för föremålet för upphandlingen och entydigt nämna om det krävs att rättigheterna överförs eller inte. Ospecificerade kommersiella villkor kan leda till inkommensurabla anbud och till problem under kontraktsperioden.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.