I upphandlingsannonsen, anbudsförfrågan, inbjudan att förhandla eller bilagorna till dem ska beskrivningarna av föremålet för upphandlingen och de tekniska specifikationer som de eventuellt innehåller anges. Därutöver ska de egenskaper som krävs av byggentreprenader, tjänster eller varor fastställas. När förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog används kan den upphandlande enheten fastställa krav på upphandlingens innehåll utifrån de lösningsförslag som lagts fram under upphandlingsförfarandet.
Beskrivningarna ska göra det möjligt för anbudsgivarna att delta i anbudsförfarandet på lika villkor och får inte ställa ogrundade hinder för konkurrensen vid offentlig upphandling. Den upphandlande enheten ska inte jämföra inlämnade anbud med varandra. De ska endast jämföras i förhållande till de krav och beskrivningar som angetts i anbudsförfrågan.
Vid beskrivningen av de egenskaper föremålet för upphandlingen ska ha är det också möjligt att hänvisa till en specifik produktionsprocess eller produktionsmetod för de aktuella byggentreprenaderna, varorna eller tjänsterna eller till en specifik process som avser någon annan fas i deras livscykel, även när dessa faktorer inte fysiskt utgör en del av byggentreprenaderna, varorna eller tjänsterna. Förutsättningen är då att processen eller metoden berör föremålet för upphandlingen och står i rätt proportion till kontraktets värde och mål.
Den upphandlande enheten kan således till exempel kräva att produktionsmetoden ska vara miljövänlig, om detta krav berör föremålet för upphandlingen. Tillåtna krav som gäller produktionsmetoden är till exempel krav på ekologisk odling i samband med livsmedelsproduktion och krav på användning av förnybara energikällor vid elproduktion. Miljömärken kan också användas som hjälp vid utarbetandet av beskrivningar och krav som gäller miljöaspekter. Vid användningen av miljömärken måste man säkerställa att alla krav som ställs för att få märket de facto berör föremålet för upphandlingen.
När föremålet för upphandlingen ska användas av fysiska personer ska, utom i sakligt motiverade fall, föremålet för upphandlingen beskrivas med hänsyn till tillgängligheten för användare med funktionsnedsättning och till formgivning med tanke på samtliga användares behov. Målet är att beakta sociala aspekter bättre. Kraven kan gälla till exempel att personer med funktionsnedsättning ska ha tillträde till byggnader eller att tekniska anordningar ska ha vissa användaregenskaper.
När beskrivningarna utarbetas ska även skyldigheter som föreskrivs någon annanstans i lagstiftningen beaktas, till exempel de skyldigheter som det hänvisas till i diskrimineringslagen (1325/2014). Till exempel enligt 30 § i socialvårdslagen (1301/2014) ska klienternas individuella behov och förutsättningar samt tillgängligheten beaktas vid planeringen och användningen av de lokaler för socialservice som står till klienternas förfogande. Om obligatoriska krav på tillgänglighet har fastställts annanstans i lagstiftningen eller genom en EU-rättsakt, ska föremålet för upphandlingen beskrivas genom hänvisning till den aktuella rättsakten när det är fråga om tillgänglighetskrav för personer med funktionsnedsättning eller formgivning med tanke på samtliga användares behov.
Som exempel på motiverade fall där det inte finns behov av att särskilt beakta behoven hos personer med funktionsnedsättning i samband med definieringen av upphandlingen kan nämnas en situation där den upphandlande enheten har utrett att det inte finns användare med funktionsnedsättning eller där det är fråga om en produkt vars egenskaper inte har några skadliga verkningar. Det kan till exempel handla om att den upphandlande enheten skaffar datautrustning för sin personal och det inte finns personer med funktionsnedsättning bland personalen, eller om en anskaffning av kopieringspapper som är en produkt för vars del det inte behövs någon tillgänglighetsbedömning. Den upphandlande enheten ska från fall till fall kartlägga behoven hos de personer som avses använda föremålet för upphandlingen. Den upphandlande enheten har dock rätt att bestämma vad den upphandlar.
Den upphandlande enheten får i beskrivningen av föremålet för upphandlingen ställa sådana villkor avseende säkerhet och beredskap genom vilka det kan säkerställas att en produkt, tjänst eller entreprenad som upphandlas finns tillgänglig, fungerar och kan användas störningsfritt på det sätt som förutsätts i anbudsförfrågan för föremålet för upphandlingen under hela dess livscykel.
För att säkerställa beredskap och försörjningsberedskap kan den upphandlande enheten ställa villkor i anslutning till exempelvis den säkerhetsrelaterade risk som är förknippad med ursprunget för den vara som upphandlas (så kallade högriskprodukter), den geografiska placeringen för en tjänst, osäkerhet som långa logistikkedjor ger upphov till eller cybersäkerhet för informationssystem. Anbudsgivaren kan åläggas att bevisa sin förmåga att uppfylla dessa krav under upphandlingens hela livscykel. De upphandlande enheterna bör beakta gällande EU-sanktioner samt anvisningar och rekommendationer om försörjningsberedskap, informationssäkerhet och andra motsvarande aspekter.
Den upphandlande enheten kan villkora upphandlingen så att de varor, tjänster eller byggentreprenader som är föremål för upphandlingen upphandlas eller beställs endast om det uppstår behov av att använda dem eller behovet ökar på grund av allvarliga störningar under normala förhållanden eller undantagsförhållanden. Den upphandlande enheten behöver inte i upphandlingsannonsen eller i förfrågningsunderlaget specificera vilken konkret kris eller störningssituation det kan bli fråga om. I förfrågningsunderlaget ska då anges när en enskild upphandling kommer att genomföras på grundval av konkurrensutsättningen. Vid villkorad upphandling finns det skäl för den upphandlande enheten att säkerställa avtalsbalansen ur leverantörernas synvinkel, till exempel genom en marknadsundersökning.
Sociala aspekter och även miljöaspekter kan beaktas också på andra sätt i beskrivningen av föremålet för upphandlingen. Till exempel i samband med livsmedelsupphandlingar kan man ställa krav på att det kött som upphandlas ska komma från gårdar där djuren behandlas korrekt med iakttagande av djurskyddslagstiftningen. I samband med textilupphandlingar är det möjligt att ställa krav på bland annat produkternas hållbarhet. Ju längre en produkt kan användas, desto mindre blir miljöbelastningen. Vidare kan man i samband med upphandling av städprodukter kräva att produkterna inte innehåller ämnen som kan orsaka cancer eller skador på arvsmassan eller reproduktionsförmågan (CRM-ämnen).
Beskrivningen av föremålet för upphandlingen strider mot upphandlingslagen om den utan grund diskriminerar eller gynnar vissa leverantörer. Den upphandlande enheten har relativt omfattande prövningsrätt att beskriva föremålet för upphandlingen på önskat sätt, även om beskrivningen på ett eller annat sätt begränsar antalet potentiella anbudsgivare. Den upphandlande enheten ska dock kunna motivera en diskriminerande beskrivning. Om beskrivningen eller minimikravet är oproportionerligt diskriminerande jämfört med det mål som eftersträvas, strider beskrivningen mot kraven om icke-diskriminering och likvärdighet i upphandlingslagen.
Beskrivningarna ska göras upp på något av sätten nedan.
I beskrivningen av föremålet för upphandlingen får en viss tillverkare eller varor av ett visst ursprung inte nämnas. Beskrivningen får inte heller innehålla en hänvisning till varumärke, patent, produkttyp, ursprung eller specifik metod som karakteriserar de varor, tjänster eller den produktion som tillhandahålls av en specifik anbudsgivare, om hänvisningen gynnar eller missgynnar vissa anbudsgivare eller varor. En sådan hänvisning får undantagsvis göras endast om föremålet för upphandlingen inte på annat sätt kan beskrivas tillräckligt exakt och tydligt. Hänvisningen ska då följas av orden "eller likvärdigt".
I Högsta förvaltningsdomstolens beslut HFD 29.1.2010 liggare 174, som gällde anskaffning av symaskiner till en skola, ansågs det vara diskriminerande att ställa krav på att maskinerna skulle vara till exempel av ett visst märke. Även om märket endast hade nämnts som exempel, hade detta gynnat den berörda tillverkaren.
Inför beskrivningen av föremålet för upphandlingen kan den upphandlande enheten som en del av en marknadsundersökning föra en dialog om tekniska frågor till exempel med potentiella anbudsgivare och teknisk expertis. En sådan dialog ska i första hand föras skriftligt, till exempel i form av ett remissförfarande där det tydligt anges att det inte är fråga om ett anbudsförfarande som leder till ett upphandlingsbeslut. Den tekniska dialogen får dock inte leda till att konkurrensen begränsas eller att en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna äventyras.
Utöver de egenskaper som krävs av produkten är det viktigt att den upphandlande enheten också går igenom de kommersiella villkor som hänför sig till upphandlingen, såsom betalningstider, avtalsvillkor och immateriella rättigheter. Den upphandlande enheten ska till exempel från fall till fall överväga vilken betydelse eventuella immateriella rättigheter har för föremålet för upphandlingen och entydigt ange om det krävs att rättigheterna överförs eller inte. Ospecificerade kommersiella villkor kan leda till icke-jämförbara anbud och till problem under kontraktsperioden.
Rättspraxis
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.