Hoppa till huvudinnehåll
Gemensamma bestämmelser

Upphandlingsdokumentens offentlighet

Bestämmelser om offentlighet och sekretess i fråga om myndigheternas verksamhet och handlingar finns i offentlighetslagen. I 138 § i upphandlingslagen regleras tillämpningen av bestämmelserna om handlingars offentlighet.

​Enligt upphandlingslagen tillämpas offentlighetslagen (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999) på offentligheten i fråga om den upphandlande enhetens handlingar och de avgifter som tas ut för handlingarna samt på en parts rätt att ta del av handlingarna, om enheten är en myndighet som avses i 4 § i offentlighetslagen eller om den upphandlande enheten på grundval av en bestämmelse någon annanstans i lag är skyldig att iaktta den lagen.

På i offentlighetslagen avsedda myndigheters upphandlingsdokument tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om s.k. offentlighet för allmänheten och partsoffentlighet.

Vad avses med myndigheter?

I 4 § offentlighetslagen avsedda myndigheter är 

  1. statliga förvaltningsmyndigheter samt övriga statliga ämbetsverk och inrättningar,
  2. domstolar och övriga lagskipningsorgan,
  3. statens affärsverk,
  4. kommunala myndigheter,
  5. Finlands Bank jämte Finansinspektionen samt Folkpensionsanstalten och andra självständiga offentligrättsliga inrättningar,
  6. riksdagens ämbetsverk och inrättningar,
  7. myndigheterna i landskapet Åland när de i landskapet utför uppgifter som ankommer på riksmyndigheterna,
  8. nämnder, delegationer, kommittéer, kommissioner, arbetsgrupper, förrättningsmän och revisorer i kommuner och samkommuner samt andra därmed jämförbara organ som med stöd av en lag, en förordning eller ett beslut fattat av en myndighet som avses i 1, 2 eller 7 punkten har tillsatts för att självständigt utföra en uppgift.

Med myndigheter likställs också sammanslutningar, inrättningar, stiftelser och enskilda personer som utövar offentlig makt och som enligt en lag, en förordning eller en föreskrift som meddelats med stöd av en lag eller en förordning utför ett offentligt uppdrag.  

Bestämmelsen om tillämpning av bestämmelserna om handlingars offentlighet i 138 § i upphandlingslagen motsvaras av 126 § i lagen om upphandling och koncessioner inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (försörjningslagen) och av 86 § i lagen om offentlig försvars- och säkerhetsupphandling (1531/2011). 

I kyrkolagen föreskrivs om offentlighet för den evangelisk-lutherska kyrkans och dess församlingars handlingar.

Alla upphandlande enheter är inte myndigheter enligt offentlighetslagen

På rätten för den som deltar i ett anbudsförfarande som ordnas av någon annan än en myndighet enligt 4 § i offentlighetslagen att ta del av handlingar som den upphandlande enheten har upprättat och fått för handläggningen av anbuden samt på tystnadsplikten för anställda vid den upphandlade enheten tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om en parts rätt att ta del av en handling, tidpunkten för när en handling blir offentlig samt behandling och avgörande av ett ärende som gäller rätt att få ta del av en handling (138 § 2 mom. i upphandlingslagen).

Också när den upphandlande enheten inte hör till de myndigheter som avses i 4 § i offentlighetslagen tillämpas offentlighetslagens bestämmelser således på rätten för den som deltar i ett anbudsförfarande som anordnats av den upphandlande enheten att få uppgifter om handlingar som enheten upprättat och fått för handläggningen av anbudet samt på tystnadsplikten för anställda vid den upphandlande enheten.

Därför ska till exempel offentligrättsliga inrättningar (ofta upphandlande enheter som bedrivs i bolagsform) och en enhet som får offentligt stöd för över hälften av sin upphandling iaktta dessa bestämmelser om offentlighet. På dessa upphandlande enheter tillämpas offentlighetslagens bestämmelser om partsoffentlighet, däremot inte bestämmelserna om s.k. offentlighet för allmänheten. 

Myndighetshandling

Enligt 5 § i offentlighetslagen tillämpas offentlighetslagen på framställningar som uttrycks i skrift eller bild eller någon annan form och som innehas av en myndighet, oberoende av lagringsform. Med myndighetshandling avses enligt samma paragraf en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.   

Myndighetshandlingar enligt offentlighetslagen är också handlingar som den upphandlande enheten tagit emot i upphandlingsärenden, till exempel anbud som anbudsgivarna sänt till den upphandlande enheten, anmälan som anbudssökande lämnat vid selektivt förfarande samt handlingar och förfrågningar i samband med dessa.

Tidpunkten för när en handling blir offentlig

Enligt 1 § 1 mom. i offentlighetslagen är myndighetshandlingar offentliga, om inte något annat föreskrivs särskilt i lag. Enligt 3 § i offentlighetslagen syftar rätten till information och myndigheternas skyldigheter enligt lag till öppenhet och en god informationshantering i myndigheternas verksamhet samt till att ge enskilda människor och sammanslutningar möjlighet att övervaka den offentliga maktutövningen och användningen av offentliga medel, att fritt bilda sig åsikter samt påverka sådant beslutsfattande som avser offentlig maktutövning och bevaka sina rättigheter och intressen.

Enligt 9 § 1 mom. i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. En parts rätt att ta del av en handling regleras i 11 § i offentlighetslagen.

I 6 och 7 § i offentlighetslagen föreskrivs när en handling blir offentlig, om det inte i offentlighetslagen eller i någon annan lag bestäms om en handlings offentlighet eller sekretess eller om någon annan begränsning av rätten att ta del av handlingen.  Enligt 6 § 1 mom. 2 punkten i offentlighetslagen blir en anbudsbegäran som en myndighet upprättat med bilagehandlingar offentlig när den undertecknats eller på annat sätt bekräftats.  Däremot blir en begäran om komplettering av ett anbud som gäller upphandling samt utredningar och andra handlingar som har sammanställts för behandlingen av anbudsärendet offentliga först när ett upphandlingskontrakt i ärendet har ingåtts (6 § 1 mom. 3 punkten i offentlighetslagen).

Ansökningar om deltagande i offentlig upphandling samt anbud och andra handlingar som gäller upphandling blir med undantag av sekretessbelagda uppgifter offentliga först när ett avtal har slutits (7 § 2 mom.). Märk väl att den som är part i upphandlingsförfarandet ändå ska ha rätt att få information om anbudshandlingarna till exempel för ändringssökande redan innan dessa handlingar blir allmänt offentliga. 

Enligt 9 § i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (s.k. offentlighet för allmänheten). Utlämnande av uppgifter ur en handling som enligt 6 och 7 § ännu inte har blivit offentlig är beroende av myndighetens prövning. Vid prövningen måste man beakta att utlämnandet av uppgifter inte får begränsas utan saklig och laglig grund och inte mer än vad som är nödvändigt för det intresse som ska skyddas (OffL 17 §). I upphandlingsprocessen kan myndighetens prövning komma i fråga under tiden mellan upphandlingsbeslutet och ingåendet av avtal.

Upphandlingsbeslutet blir offentligt enligt 6 § 1 mom. 8 punkten i offentlighetslagen när beslutet undertecknats eller på annat motsvarande sätt bekräftats. Detsamma gäller beslut om att utesluta anbudsgivare eller anbudssökande ur anbudsförfarandet och beslut om avbrytande av upphandling.

Partsoffentlighet

Enligt 11 § i offentlighetslagen har en part rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen, även om handlingen inte är offentlig. Därmed har en anbudsgivare som deltar i ett anbudsförfarande i praktiken rätt att få se anbudshandlingarna efter att upphandlingsbeslutet fattats. Parterna eller deras ombud eller biträden har dock inom offentlig upphandling inte rätt att få uppgifter som gäller en annan anbudssökandes eller anbudsgivares affärs- eller yrkeshemligheter.

När en anbudsgivare inte är part har han eller hon inte rätt att få till exempel sådana uppgifter som andra anbudsgivare angett vara affärs- och yrkeshemligheter och som använts vid anbudsjämförelsen.  En sådan situation kan uppstå exempelvis när anbudsgivaren med den upphandlande enhetens beslut har uteslutits ur anbudsförfarandet, eftersom anbudsgivaren inte fyllt lämplighetskraven och anbudet på så sätt inte har tagits med i jämförelsen.

Utlämnande av uppgifter ur en handling

Enligt 14 § i offentlighetslagen ska den myndighet som innehar handlingen fatta beslutet om att en myndighetshandling lämnas ut. Uppgifter kan lämnas ut ur en myndighetshandling muntligt eller så att handlingen läggs fram hos myndigheten där den kan kopieras eller lyssnas av eller så att en kopia eller en utskrift av den lämnas ut. Uppgifter om det offentliga innehållet i en handling ska lämnas ut på det sätt som begärts, om inte detta medför oskälig olägenhet för tjänsteverksamheten på grund av att antalet handlingar är stort, kopiering svår att genomföra eller någon annan därmed jämförbar orsak (16 § i offentlighetslagen).

En avgift kan tas ut för kopior i enlighet med 34 § i offentlighetslagen.

Sekretessgrunderna för upphandlingsdokument bestäms i lag

Bestämmelser om sekretessbelagda myndighetshandlingar finns i 24 § i offentlighetslagen. Enligt paragrafen gäller skyldighet att iaktta sekretess i enlighet med sekretessgrunderna sekretessbelagda uppgifter i handlingen och inte hela den handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter.

Affärs- och yrkeshemligheter inkl. prisuppgifter

I 24 § 1 mom. 17 punkten i offentlighetslagen föreskrivs att handlingar som innehåller uppgifter om statens, kommuners eller något annat offentligt samfunds affärs- eller yrkeshemligheter och handlingar som innehåller uppgifter om någon annan motsvarande omständighet som har samband med affärsverksamhet är sekretessbelagda, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för samfundet eller ge ett annat offentligt samfund eller en enskild som bedriver liknande eller annars konkurrerande verksamhet en konkurrensfördel eller försämra det offentliga samfundets möjligheter till förmånlig upphandling.

Enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i offentlighetslagen är handlingar som innehåller uppgifter om en privat affärs- eller yrkeshemlighet samt sådana handlingar som innehåller uppgifter om någon annan motsvarande omständighet som har samband med privat näringsverksamhet sekretessbelagda, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för näringsidkaren. Intresset att sekretessbelägga affärshemligheter har oftast att göra med skyddet mot konkurrenter.

Affärshemligheter är i allmänhet tekniska eller kommersiella till sin natur. Av en affärs- och yrkeshemlighet har det vanligen krävts att uppgiften om kunnande eller en teknisk lösning innehåller något nytt. Som affärs- och yrkeshemlighet kan inte betraktas en sådan uppgift som är allmänt känd eller tillgänglig via offentliga källor.

I lagen fastställs inte kategoriskt eller regelmässigt några sådana uppgifter som används eller beaktas vid anbudsjämförelse eller annars i anslutning till ett upphandlingsförfarande som affärs- och yrkeshemligheter eller som uppgifter som ovillkorligen ska överlåtas. Varje uppgifts eller faktors status som affärs- eller yrkeshemlighet och därmed som en uppgift eller faktor som skyddas av lagen ska avgöras särskilt i varje enskilt fall genom den upphandlande enhetens och i sista hand den behöriga domstolens beslut.

Om det vid anbudsjämförelse i ett enskilt fall anses att de kvalitativa faktorer för ett anbud som jämförelsen gäller är affärs- och yrkeshemligheter, ska den upphandlande enheten trots detta försöka motivera slutresultatet av anbudsjämförelsen genom att lägga fram uppgifterna om anbudets kvalitet exempelvis på allmän nivå på ett sådant sätt att affärs- och yrkeshemligheterna inte avslöjas. Den upphandlande enheten kan också kräva att anbuden lämnas på ett sådant sätt att de eventuella affärs- och yrkeshemligheter som de innehåller inte avslöjas.

Till exempel grunderna för prisbildning och i specialfall delprissättning kan vara affärshemligheter som inte ens en part har rätt att ta del av.

Rättspraxis

EU-domstolen ansåg i sitt avgörande i målet C-450/06, Varec, att det ska göras en avvägning mellan anbudsgivarnas rätt att få tillgång till information och andra ekonomiska aktörers rätt till skydd för sin konfidentiella information och sina affärshemligheter.

Enligt högsta förvaltningsdomstolens beslut 11.12.2015 liggare 3660 bör affärshemligheter inte lämnas ut. En kvalitetsjämförelse som var delad i delhelheter baserade sig inte omedelbart på uppgifter som innehåller affärshemligheter, utan på poäng för uppgifterna.

I fallet HFD 15.3.2016 L 908 avgjordes att en part har rätt att få information om uppgifter som gäller en annan anbudsgivares affärshemlighet. I fallet hade sekretessbelagda uppgifter använts som jämförelsegrund för anbud.

I fallet HFD:2007:83 vid högsta förvaltningsdomstolen betraktades de priser per enhet som framgick av anbudshandlingarna i ett anbudsförfarande som anbudsgivarens affärshemlighet. Priserna per enhet i anbudet anknöt till X Ab:s näringsverksamhet. Om priserna blev kända för de konkurrerande näringsidkarna skulle dessa få konkurrensfördel. X Ab ville hemlighålla priserna per enhet och objektivt sett hade bolaget intresse att sekretessbelägga dem. Av fallet kan man ändå inte dra den slutsatsen att priser per enhet alltid skulle vara affärshemligheter.

Fallet HFD 16.5.2013 L 1714 gällde prisuppgifter i första anbudet i ett förhandlat förfarande. HFD ansåg att det av de ifrågavarande priserna på delhelheter i första anbudet inte framgår prisernas bestämningsgrunder eller andra sådana uppgifter inom skyddet för teknisk affärs- och yrkeshemlighet som, om uppgifterna blir kända för en konkurrerande näringsidkare, kan anses föranleda konkurrensfördel. De slutliga prisuppgifter som motsvarar anbudet används redan av en annan anbudsgivare som har bett om uppgifterna. Det kan objektivt sett inte anses föreligga intresse att sekretessbelägga priserna på delhelheterna i anbuden och den ändringssökande ska informeras om priserna.

Bedömningen av sekretess

Upphandlingsdokumenten kan också innehålla andra uppgifter som är sekretessbelagda med stöd av 24 § 1 mom. i offentlighetslagen eller med stöd av en speciallag.

Det kan vara svårt för en upphandlande enhet att avgöra om de handlingar anbudsgivarna och de anbudssökande lämnat in innehåller affärshemligheter. Därför ska den upphandlande enheten redan i anbudsförfrågan kräva att anbudsgivarna antecknar i anbudshandlingarna vad de själva anser vara affärs- eller yrkeshemligheter enligt offentlighetslagen. Den upphandlande enheten är ändå inte i sin upphandling bunden av vad anbudsgivaren angett om affärs- och yrkeshemligheter. Beslut om att en handling eller en uppgift är sekretessbelagd eller offentlig ska alltid bygga på den upphandlande enhetens eget övervägande.

Enligt 26 § 1 mom. 2 punkten i offentlighetslagen kan en myndighet lämna ut uppgifter ur en sekretessbelagd handling om den till vars skydd sekretessplikten föreskrivits ger sitt samtycke till utlämnandet.

Ett beslut av den upphandlade enheten som gäller rätten att ta del av en handling får överklagas i enlighet med 33 § i offentlighetslagen. Behörig förvaltningsdomstol vid besvär över beslut av andra upphandlade enheter än de som är myndigheter är den förvaltningsdomstol inom vars domkrets den upphandlande enheten finns.

tags