Tjänstecykel och upphandlingslagen

Anskaffning av en tjänstecykel kräver inte alltid att upphandlingslagen tillämpas. Även om anskaffning av en tjänstecykel förutsätter ett avtal mellan arbetsgivaren och cykelleverantören, är det bara när vissa förutsättningar uppfylls som upphandlingslagen måste tillämpas.

Åtminstone tre modeller för anskaffning av tjänstecyklar 

På basis av de frågor som skickats till rådgivningsenheten förekommer det på marknaden för närvarande minst tre olika sätt att skaffa tjänstecyklar:

1. Arbetsgivaren köper en cykel av en anbudsgivare och hyr ut den till arbetstagaren. (Modell 1) 
2. Arbetsgivaren ingår ett leasingavtal med en cykelleverantör. Arbetstagaren kan välja en cykel ur leverantörens urval. (Modell 2)
3. Arbetsgivaren ingår ett avtal med ett så kallat förmedlarföretag som har avtal med flera cykelleverantörer. Arbetstagaren väljer en cykel från en lista, och fakturan riktas till arbetsgivaren via förmedlarföretaget. Utöver cykelns värde kan arbetsgivaren också bli tvungen att betala administrativa kostnader. Alternativt kan kostnaderna dras av från arbetstagarens lön. (Modell 3)

Utöver dessa tillvägagångssätt kan det också finnas skillnader till exempel i fråga om huruvida arbetsgivaren betalar för underhåll av cykeln eller för tilläggsutrustning.

Upphandlingslagen ska tillämpas när samtliga följande villkor uppfylls:

1. Arbetsgivaren betalar för cykeln, pengaflödet går från upphandlingsenheten till leverantören
2. Upphandlingen är värd mer än 60 000 euro (tröskelvärde)
3. Anbudsgivaren som valts har tillgång till ett urval av en enda cykelleverantör, och arbetstagarens rätt att välja cykel begränsas till det urval som avgränsas i upphandlingskontraktet. (Ingen valfrihet för arbetstagaren, utan den upphandlande enheten väljer urvalet)

Till exempel:

• Arbetsgivaren köper en cykel av en anbudsgivare och hyr ut den till arbetstagaren. (Modell 1)
• Arbetsgivaren ingår ett leasingavtal med en cykelleverantör. Arbetstagaren kan välja en cykel ur leverantörens urval. (Modell 2)

När föremålet för upphandlingen är finansieringstjänster?

• Arbetsgivaren ingår ett avtal med ett så kallat förmedlarföretag som har avtal med flera cykelleverantörer. Arbetstagaren väljer en cykel från en lista, och fakturan riktas till arbetsgivaren via förmedlarföretaget. Med förmedlarföretag avses företag som erbjuder finansierings tjänster. Utöver cykelns värde kan arbetsgivaren också bli tvungen att betala administrativa kostnader. Alternativt kan kostnaderna dras av från arbetstagarens lön. (Modell 3)
• Om tröskelvärdet överskrids är det finansieringsleasingen som ska konkurrensutsättas, inte själva anskaffningen av cyklarna.

Vanliga frågor om tjänstecyklar

Hur beräknas upphandlingens värde?

• När upphandlingslagen ska tillämpas på anskaffning av tjänstecyklar ska grunden för beräkningen av det uppskattade värdet på upphandlingar vara den största totala ersättning som ska betalas, utan moms (27 § i upphandlingslagen). När det uppskattade värdet slås fast beaktas med andra ord hela cykelns värde, inklusive de options- och förlängningsklausuler som ingår i upphandlingskontraktet samt de avgifter eller ersättningar som betalas till leverantören.

Arbetstagaren ingår ett avtal med leverantören och arbetsgivaren för över en andel av arbetstagarens lön till leverantören. Är upphandlingens värde endast leveransavgiften, eller räknas arbetstagarens löneandel också in i värdet?

• Det har ingen betydelse för värdet hur upphandlingen betalas till leverantören. Om upphandlingen anses omfattas av upphandlingslagen, räknas även innehållningar på arbetstagarnas lön med i det uppskattade värdet.

Är det fråga om ett leasingavtal eller en koncession när arbetsgivaren och tjänsteleverantören ingår ett upphandlingskontrakt sinsemellan och arbetsgivaren endast betalar leasingavgifterna?

• Enligt rådgivningsenhetens uppfattning är anskaffning av tjänstecyklar inte en koncession. Variationen i inköpsmängderna och den risk som hänger samman med den är inte tillräcklig för att det ska vara fråga om en koncession. Det handlar då om ett ramavtal. Inköparna är inte heller så kallade kunder, utan personal vid en upphandlande enhet. 

Den upphandlande enheten och förmedlarföretaget ingår ett upphandlingskontrakt sinsemellan, och arbetsgivaren betalar endast leasingavgifterna. Med förmedlarföretag avses företag som erbjuder finansieringstjänster. Omfattas upphandlingen av upphandlingslagen?

• Utgångspunkten för ett leasingavtal är att om tröskelvärdet överskrids ska finansieringsleasingen konkurrensutsättas, inte upphandlingen av cyklarna. I denna modell väljer arbetstagaren vilken cykel som ska anskaffas och till vilket pris, och det egentliga objektet för upphandlingen är finansieringsvillkoren. Leverantören tar alltså inte ställning till varifrån cyklarna införskaffas, utan cykelförsäljaren fakturerar leverantören, och ett leasingavtal ingås mellan leasingleverantören och den upphandlande enheten.