Den upphandlande enheten ska i upphandlingsannonsen ange sina behov och krav i fråga om upphandlingen. Den upphandlande enheten kan dessutom utarbeta en beskrivning som preciserar målen och innehållet i upphandlingen. Den upphandlande enheten ska i upphandlingsannonsen eller projektbeskrivningen ange en preliminär tidsplan och de grunder utifrån vilka förhållandet mellan pris och kvalitet jämförs. Den upphandlande enheten ska med elektroniska medel ge kostnadsfri, oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till den eventuella projektbeskrivningen. Tillgång till projektbeskrivningen ska ges från och med den dag då upphandlingsannonsen publiceras. Den webbadress där projektbeskrivningen finns tillgänglig i elektronisk form ska anges i annonsen.
Vid konkurrenspräglad dialog ska den upphandlande enheten samtidigt och skriftligen bjuda in alla utvalda anbudssökande att delta i förhandlingarna. Inbjudan till anbudssökandena innefattar inte de uppgifter som behövs för lämnande av anbud eller deltagande i förhandlingarna, utan endast en specificerad inbjudan att delta i förhandlingarna. All annan behövlig information, såsom uppgifter om lämplighetskraven, beskrivningen av föremålet för upphandlingen och jämförelsegrunderna, ska tillhandahållas i projektbeskrivningen och i bilagorna till den. Därför ska den webbadress där upphandlingsdokumenten har gjorts tillgängliga med elektroniska medel nämnas i inbjudan. Inbjudan ska åtföljas av upphandlingsdokumenten, om dokumenten inte har gjorts tillgängliga med elektroniska medel.
Den upphandlande enheten inleder en dialog med de utvalda anbudssökandena där syftet är att kartlägga och bestämma hur den upphandlande enhetens behov bäst ska kunna tillgodoses. Den upphandlande enheten får föra en dialog om alla aspekter av upphandlingen med de utvalda anbudssökandena. Den upphandlande enheten får dela ut penning- och andra arvoden eller priser till deltagarna i den konkurrenspräglade dialogen.
Den konkurrenspräglade dialogens gång kan indelas i fyra faser: de egentliga förhandlingarna med anbudsgivarna, gallring av anbuden i flera steg, begäran av slutliga anbud för alternativa genomföranden och till sist val av vinnaren på basis av de totalekonomiskt mest fördelaktiga jämförelsegrunderna. Med den valda anbudsgivaren förs därefter detaljerade förhandlingar för att precisera den valda lösningen.
Förhandlingarna förs separat med varje anbudsgivare. Förhandlingarna förs ofta i flera steg eftersom lösningar som till alla delar uppfyller den upphandlande enhetens önskemål i komplexa upphandlingar sällan klarnar i första omgången.
I upphandlingsannonsen eller projektbeskrivningen ska det i förväg anges att förhandlingarna sker i flera steg. Dialogen får äga rum i successiva steg så att antalet lösningar som är föremål för dialogen begränsas under dialogens gång genom tillämpning av de grunder för jämförelse av förhållandet mellan pris och kvalitet som anges i upphandlingsannonsen eller i projektbeskrivningen.
Den upphandlande enheten ska under förhandlingarna behandla samtliga anbudsgivare lika. Den upphandlande enheten får inte lämna ut information på ett sätt som äventyrar likabehandlingen av dem som deltar i anbudsförfarandet. Den upphandlande enheten får inte utan samtycke av en anbudssökande eller anbudsgivare som deltar i dialogen för de övriga anbudsgivarna röja konfidentiell information som denne har lämnat. I samtycket ska det specifikt anges vilken information det gäller.
Om någon anbudsgivare begär ytterligare information om den upphandlande enhetens behov eller målet med upphandlingen ska samma information delas med alla anbudsgivare. Om den upphandlande enheten vill intervjua anbudsgivarna angående någon egenskap eller besöka byggplatsen, ska sådana besök och intervjuer som påverkar bedömningen av anbudet genomföras jämbördigt med alla anbudsgivare.
Den upphandlande enheten ska fortsätta dialogen tills den har valt den eller de lösningsmodeller som kan tillgodose dess behov. Anbudsgivarna ska informeras om att dialogen har avslutats. Den upphandlande enheten ska uppmana anbudsgivarna att lämna sina slutliga anbud utifrån den eller de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Anbuden ska följa kraven i den slutliga anbudsförfrågan och innehålla alla de delar som begärts och som behövs för genomförandet av upphandlingen. Anbud får på begäran av den upphandlande enheten preciseras och förtydligas, förutsatt att detta inte leder till ändringar av väsentliga delar av anbudet eller upphandlingen eller medför risk för att anbudsgivare diskrimineras eller konkurrensen snedvrids.
Den upphandlande enheten ska bedöma anbud utifrån de jämförelsegrunder som anges i upphandlingsannonsen eller projektbeskrivningen. Efter jämförelsen av anbud får, på den upphandlande enhetens begäran, förhandlingar föras med den bästa anbudsgivaren i syfte att slutgiltigt bestämma de finansiella åtaganden eller andra villkor som anges i anbudet, förutsatt att detta inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller upphandlingen eller medför risk för att leverantörer diskrimineras eller konkurrensen snedvrids.
Frågor kring tillämpningen av upphandlingslagen och förfaranden vid offentlig upphandling
Vi betjänar upphandlande enhet i ärenden som gäller offentlig upphandling, speciellt rådgivning om lagstiftningen. Vi rekommenderar att du i första hand använder vår serviceadress.